Что такое электронный документ и какова его юридическая сила? Что такое электронный документ

Перечисленные в названии статьи понятия неизменно вызывают споры среди специалистов, что свидетельствует об отсутствии однозначности в их определении. Не требуется особых доказательств того, что однозначно понимаемые и определяемые понятия необходимы не только тем, кто занимается теорией и методологией науки, но и тем, кто занимается решением прикладных задач, практической работой, поскольку любая практическая деятельность – это по сути реализация теории либо ее отдельных положений. Понятно, что термины в плане выражения – это язык, на котором говорят специалисты, а в плане содержания – это понятийный аппарат, отражающий уровень (глубину) познания объекта исследования.

К определению понятия «документ»

Попытки однозначно определить понятие «документ» предпринимались неоднократно. В последнее десятилетие в связи с применением информационных технологий возникла потребность в определении нового понятия – «электронный документ» и связанных с ним понятий.

Вместе с тем, несмотря на важность понятия «документ» как центрального в понятийном аппарате документоведения, до настоящего времени у нас нет такого определения, которое устраивало бы всех специалистов, в том числе и занимающихся решением прикладных задач.

Достаточно привести в качестве примера Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации », который в своей терминологической части вообще не содержит понятия документа, вместе с тем включает такие понятия, как «документированная информация» и «электронный документ». Рассмотрим определения этих понятий, данных законом:

«11) документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;

11.1) электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Понятие «документированная информация» определяется законом как информация, зафиксированная на материальном носителе и имеющая реквизиты для идентификации этой информации или носителя, на котором она закреплена. Трудно было бы возражать против этого определения, если бы закон определял с его помощью понятие «документ». Очевидно, что если мы говорим об информационной составляющей документа – документированной информации, – мы не должны говорить о носителе. Логично определять документированную информацию как информацию документа, или информацию, записанную (зафиксированную) в документе.

Второе определение – «электронный документ», если следовать логике, должно определяться через ближайшее родовое понятие «документ», а не через понятие «документированная информация». Если мы определяем электронный документ через понятие «документированная информация», носитель просто исчезает, и вопросы о том, как фиксируется информация в электронной форме и на каком носителе, становятся просто неправомерными.

В качестве отправной точки рассмотрения заявленной темы напомним дискуссию, которая состоялась в 2005 году между двумя учеными – представителями разных школ – К.Б. Гельманом-Виноградовым и Ю.Н. Столяровым. Ее суть заключалась в том, что, по мнению Ю.Н. Столярова, документом может быть любой объект, который несет какую-либо информацию (такое предельно широкое толкование понятия «документ» позволяет относить к документам не только так называемые трехмерные объекты – произведения скульптуры, архитектуры и др., но и объекты природного происхождения), а, по мнению К.Б. Гельмана-Виноградова, документ – это объект особого рода, результат сознательного запечатления (документирования) человеком информации о явлениях объективной действительности. Стремление Ю.Н. Столярова к предельно широкому определению понятия «документ» во многом объясняется стремлением включить в состав документов такие информационные объекты, как книги, брошюры, газеты и др.

Заметим при этом, что и Ю.Н. Столяров, и другие сторонники аналогичной точки зрения (в основном это, по выражению Ю.Н. Столярова, представители «неклассического документоведения» - библиотековедения и книговедения), в качестве базового принимают определение документа, принятое ИСО: «Документ – записанная информация или материальный объект, которые могут расцениваться как единица документационного процесса».

При этом, как справедливо отмечает в своей статье К.Б. Гельман-Виноградов, использование данного определения как базового и при этом причисление к документам трехмерных объектов (произведений архитектуры, скульптуры, музейных экспонатов и др.) свидетельствует о вольной трактовке данного определения и не является научно обоснованным. Следовало бы отметить также, что предложенное ИСО определение (или его перевод) некорректно просто по той причине, что определяемое понятие фактически определяется через само понятие: документ – единица документационного процесса. Если задать вопрос: что есть документационный процесс, ответом, очевидно, будет: процесс, в котором используются документы. Корректным предложенное определение будет в случае, если мы сформулируем его несколько иначе (не меняя его смысла в целом): документ – записанная информация или материальный объект с информацией, которые могут расцениваться как единица в процессе информационно-коммуникационного обмена».

Сам К.Б. Гельман-Виноградов в результате критического анализа различных определений понятия «документ» предлагает следующее: «Документ – материальный объект, содержащий запись семантической информации». При этом «семантическая информация» (иначе говоря, – содержание, контент) означает, что информация может быть воспринята и понята реципиентом (получателем), в том числе и с помощью технических средств.

Признаки документа

В попытке разобраться в том, что же такое документ, и определить, достаточно ли нам, документоведам, только этого понятия, сравним несколько определений документа, предложенных исследователями и зафиксированных в словарях и стандартах, и попробуем выделить те признаки документа, на которых строятся определения этого информационного объекта:

1. документ – результат сознательного запечатления (документирования) информации о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии, при обязательной идентификации запечатленного на языке слов;
2. документ – материальный объект с информацией, зафиксированной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.;
3. документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
4. документ (record): зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

В представленных определениях выделены следующие признаки документа как информационного объекта:

1. наличие носителя (документ – материальный объект);
2. наличие семантической информации (содержание, контент);
3. наличие информации о явлениях объективной действительности;
4. способ записи информации (способ записи создан человеком);
5. информация в форме документа создается и сохраняется организацией или физическим лицом;
6. целевое назначение фиксации информации – для передачи во времени и пространстве, для использования в качестве доказательства (подтверждения) обязательств или деловой деятельности;
7. наличие реквизитов, позволяющих идентифицировать зафиксированную информацию (как подчеркивает К.Г. Митяев, – «на языке слов», и отметим при этом, что реквизиты идентифицируют не только информацию документа, но и сам документ).

Выделим еще несколько обстоятельств, на два из которых обращал внимание еще К.Г. Митяев: 1) документирование – сознательный акт (это, на наш взгляд, так или иначе связано с тем, что документирование осуществляется организацией или физическим лицом); 2) каким бы способом ни осуществлялось документирование, обязательным является идентификация запечатленного на языке слов (очевидно, в данном случае имеются в виду не столько текстовые документы, сколько графические или фото-, кино-, видеодокументы, для которых наличие идентифицирующих реквизитов, представленных в текстовой форме, является обязательным).

Немаловажным является и то, что носитель, даже на заре документирования, – это материальный объект, который специально создавался для записи информации, и если это был природный материал (глина, папирус, береста, пергамент), то он специальным образом обрабатывался для использования его в качестве материала для письма.

Суммировав и проанализировав выделенные признаки, можно сказать, что документ – это результат сознательной фиксации на носителе (специально созданном для этого материальном объекте) информации о явлениях объективной действительности созданным человеком способом для ее сохранения и передачи во времени и пространстве, в т.ч. для использования в качестве подтверждения обязательств и деловой деятельности.

Определение получилось достаточно тяжелым для восприятия, но оставим его в таком виде, поскольку для нас главное – выделить и зафиксировать основные признаки документа, позволяющие отличать его от иных информационных объектов, прежде всего таких, как книги, газеты, журналы, которые не всегда являются носителями информации о явлениях объективной действительности.

Наличие реквизитов

За рамками данного определения остался, по сути дела, один признак – наличие реквизитов, идентифицирующих документ, то есть позволяющих установить автора, время создания и др. Если мы рассматриваем современный документ, то действительно, наличие реквизитов – один из важнейших признаков документа, но формуляр современного документа – результат длительного многовекового развития.

Первые из дошедших до нас документов не имели реквизитов как самостоятельных элементов, занимающих определенное место и имеющих определенную форму. Документ представлял собой сплошной текст, а последующее развитие документа шло по пути выделения отдельных блоков информации из текста и оформления их в виде самостоятельных элементов – реквизитов. В виде реквизитов с течением времени оформлялась именно та информация, которая выполняет идентифицирующую функцию, то есть позволяет соотнести документ с автором, местом, в котором создан документ, временем создания, адресатом и др. Информация, относимая к самому событию или ситуации, которая документируется и ради фиксации которой создается документ, содержится в тексте документа.

Это говорит о том, что в исторической перспективе наличие реквизитов – не обязательное условие для признания информационного объекта документом, но при этом документ не может быть документом, если он не содержит информации, которая позволяет его идентифицировать (в каком виде, в виде реквизитов или в виде фрагментов текста, не принципиально). Из этого мы можем сделать вывод, что наличие реквизитов как таковых, не является обязательным признаком документа (документ мог и может существовать как документ и без реквизитов).

В то же время в современном мире наличие реквизитов – обязательное условие существования той части документов, которые принято называть официальными документами. Из этого, по крайней мере, следует, что если мы определяем понятие «документ» как документ установленной формы с реквизитами, позволяющими его идентифицировать, значит, мы определяем не просто документ, а именно официальный документ.

Официальный документ – документ, имеющий установленную форму и необходимый набор идентифицирующих реквизитов, – это, по сути дела, не что иное, как юридически значимый документ, то есть документ, который может выступать в качестве доказательства (подтверждения) документируемой деятельности.

За пределами официальной документации есть такой класс документов, которые принято называть документами личного происхождения, и пусть видовой состав этой части документации не отличается большим разнообразием (это личная переписка, дневники, мемуары, или воспоминания), не существует установленных правил, в соответствии с которыми создаются эти виды документов, и мы вряд ли можем говорить о реквизитах как обязательных элементах, которые должны использоваться при создании этой группы документов.

В дальнейшем говоря о документах будем иметь в виду именно официальные документы.

Понятие «электронный документ»

Обратимся теперь к понятию «электронный документ». ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет электронный документ как «документированную информации, представленную в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

В начале статьи мы уже говорили о недостатках этого определения, в частности, о том, что видовое понятие «электронный документ» определяется не через родовое понятие «документ», а через понятие «документированная информация», что является типичной логической ошибкой. Но у этого определения есть и еще один недостаток: понятие «электронный документ» фактически определяется через самоё себя: электронный документ – информация, представленная в электронной форме. Вторая часть определения («…, то есть в виде пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин…») – это лишь уточнение, пояснение в отношении особенностей использования данного объекта, но не раскрытие его сущностных особенностей.

Рассмотрим еще некоторые из существующих определений понятия «электронный документ»:

• электронный документ : документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники;
• документ электронный (ДЭ) : информационный объект, состоящий из двух частей:

– реквизитной, содержащей идентифицирующие атрибуты (имя, место и время создания, данные об авторе и т.д. и электронную цифровую подпись);

• электронный документ – информация в электронной форме, подписанная электронной подписью (квалифицированной, неквалифицированной, простой).

При определении понятия «электронный документ» необходимо соблюдать классическое правило терминологии: определение через ближайший род, в данном случае, – через понятие «документ», а также выделение таких признаков, которые являются видовыми и отличают электронный документ от других документов.

К числу признаков, отличающих электронный документ от иных документов (на бумажном и прочих материальных носителях), относятся:

• цифровая среда существования электронного документа и цифровая форма документа;
• существование документа в информационной системе (электронный документ создается в информационной системе или включается в нее как документ, созданный в другой системе) на протяжении всего жизненного цикла документа; при этом важно отметить, что фактически именно информационная система обеспечивает и поддерживает такие характеристики электронного документа, как аутентичность, достоверность, целостность и пригодность для использования;
• формат электронного документа (формат файла) – существенная характеристика электронного документа, причем один и тот же документ может быть записан в различных форматах; от формата записи зависят дальнейшие возможности работы с документом: редактируемые форматы позволяют вносить изменения в документ, графические или неизменяемые форматы не позволяют редактировать документ – в этих форматах документ сохраняет свою неизменность;
• иная структура электронного документа (по сравнению, например, с документом на бумажном носителе): документ на бумажном носителе имеет формуляр – совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности на стандартном листе бумаги; электронный документ состоит из контента (содержания) и метаданных. Метаданные электронного документа не только содержат сведения регистрационно-учетного характера (реквизитные метаданные), но и обеспечивают управление электронным документом в информационной системе (функциональные метаданные) на протяжении всего жизненного цикла документа;
• иное соотношение между понятиями «подлинник документа» и «копия документа». Специалисты по информационным технологиям вообще не считают возможным применять эти понятия к электронным документам, тем не менее с документоведческой точки зрения при исследовании электронных документов и при организации работы с ними необходимо различать электронный документ как цифровой объект в информационной системе (условно говоря – подлинник) и воспроизведение (визуализацию) электронного документа на экране монитора или в виде распечатки на бумажном носителе. По сути дела, визуализация электронного документа – это одна из форм его реализации в иной – аналоговой – среде, в форме, пригодной для восприятия человеком.

Основные признаки электронного документа

В результате рассмотрения особенностей электронного документа мы можем выделить следующие основные признаки электронного документа, которые нужно будет положить в основу его определения:

• цифровая форма существования;
• существование в информационной системе;
• наличие метаданных, обеспечивающих управление им.

Формат файла, на наш взгляд, – это признак, если можно так сказать, второго уровня, он важен для классификации электронных документов различных типов (видов) между собой. Для отделения понятия «электронный документ» от документов на бумажном и иных видах материальных носителей на первый план выступает среда существования документа – цифровая, в отличие от аналоговой среды, в которой существуют, например, документы на бумажном носителе.

Таким образом, мы можем предложить следующее определение понятия «электронный документ» : документ, представленный в цифровой форме в информационной системе и имеющий метаданные, обеспечивающие управление им.

Как уже было сказано выше, человек не может воспринимать непосредственно цифровой объект, человек способен воспринимать не электронный документ, а его воспроизведение, иначе говоря, – его визуализированную копию. В данном случае термин «копия» употребляется в своем прямом значении («экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа») и одновременно в значении «экземпляр электронного документа, представленный в воспринимаемой человеком форме).

Очевидно, что, применяя понятия подлинника и копии к электронным документам, мы должны понимать, что значения и соотношение этих понятий иные, чем при их использовании применительно к документам на бумажном носителе. Если при работе с документами на бумажном носителе человек может работать, как с подлинником документа, так и с его копией (копиями), то, работая с электронными документами, человек имеет дело только с визуализированной копией этого документа.

Еще одним весьма актуальным вопросом является вопрос о визуализированных копиях электронных документов, извлекаемых из информационной системы и представленных, как на бумажном носителе, так и на обособленном электронном носителе (диске, флеш-карте и др.). Актуальными в данном случае являются и вопросы понятийного аппарата (определение понятия «копия электронного документа», вопросы организации работы с такими копиями, в частности, порядок свидетельствования их верности). Эти вопросы могут быть предметом отдельного рассмотрения.

Представленный анализ понятий «документ», «официальный документ», «электронный документ» свидетельствует о том, что закрепленные в нормативных актах определения данных понятий, которыми в настоящее время пользуются специалисты, не отражают сущностных характеристик соответствующих информационных объектов. Вместе с тем, в национальных стандартах различных серий (информационная технология, поддержка жизненного цикла продукции, СИБИД, система менеджмента качества и др.), научной литературе накоплен достаточно большой материал, расширяющий наше представление о природе названных информационных объектов. Для выработки таких определений, которые бы устраивали специалистов, занимающихся проблемами использования электронных документов и электронного документооборота, а также получили закрепление в законодательстве, нужна широкая дискуссия, обсуждение различных подходов и точек зрения. В конце концов, именно в споре рождается истина.

В.Ф. ЯНКОВАЯ, канд. ист. наук, доц., зам. директора ВНИИДАД

Уровень компьютеризации сегодня требует перехода на «безбумажное» делопроизводство. В его основу положен электронный документ, который, в отличие от традиционного, характеризуется рядом новых свойств и особенностей. До настоящего времени единого определения этому явлению не существует ни в законодательстве, ни в научном мире России.

Понятие «электронный документ» появилось уже в 1970-е годы. Так начали называть «машиночитаемые документы». Их особенностью является то, что они должны быть созданы с помощью и быть пригодными для обработки на ЭВМ. При этом обязательные реквизиты оформляются строго в установленном для всех документов порядке.

Электронный документ - информационный, состоящий из двух обязательных частей: 1) реквизитов (имя, данные об авторе, время, место создания, и т.д.) и электронной цифровой подписи; 2) основной содержательной части, включающей текстовую, графическую и числовую информацию, обрабатываемую в качестве единого целого.

Электронный документ должен подписываться что делает его равнозначным бумажному, подписанному собственноручно. Информация представлена в нем в цифровой (электронной) форме. Воспринимать данные можно с использованием ЭВМ, передавать по информационно-телекоммуникационным сетям, обрабатывать - в информационных системах. В случае необходимости такой документ может приобретать форму визуального отображения и на экране, и на бумаге.

Электронный документооборот - это цикл жизни электронных фирме) от их получения, изменения состояния (согласован, доведен до сведения, в работе, подписан, закрыт и т.д.) до списания в архив. Такой документооборот иногда обозначается как «workflow», что характеризует движение документов как единый поток отдельных работ в рамках определенного бизнес-процесса. Вся включает в себя программное обеспечение, которое необходимо для организации и поддержки жизненного цикла такого рода документов.

Электронный документ и документооборот на его основе имеют ряд преимуществ в сравнении с традиционными. Они дают возможность сотрудникам организации контролировать не только собственный участок работы, но и весь процесс. Пользоваться электронным архивом гораздо удобнее, чем бумажным. Найти документ можно за несколько минут, сокращается время по прохождению его согласования и исполнения. В целом он более экономичен, чем бумажный. Существует довольно много программ электронного документооборота («Мотив», «Е1 Евфрат», «DocsVision», «1С: Документооборот» и др.).

На сегодняшний ень существует зарубежный опыт регулирования отношений в сфере электронного документа в правовом плане. В России проблема регулирования этих отношений так и не получила законодательного решения, хотя попытки принятия соответствующего закона предпринимались (2005 год). Принятие законодательного акта о такого рода документе - одно из актуальных направлений законодательного регулирования.

Электронный документооборот – механизм по работе с документами в электронном виде, т.е. движение документов в организации с момента их создания (или получения) до завершения исполнения (или отправления), а также способ организации работы с документами, при котором основная масса документов организации (предприятия) используется в электронном виде и хранится централизованно.

Системы электронного документооборота обладают рядом преимуществ, к числу которых можно отнести возможность однократной регистрации электронного документа , параллельное выполнение необходимых операций с отслеживанием ответственного за их исполнение, а также наличие эффективно организованной системы поиска документа и развитой системы отчетности.

На самой распространенной в России платформе "1С:Предприятие 8" примером системы для автоматизации документооборота является и "ПитерСофт: BPM" . Полноценный электронный документооборот на 1С появился вместе с созданием платформы "1С:Предприятие 8", когда распространение семейства программ 1С было переориентировано с мелкого на средний и корпоративный сегменты предприятий. Электронный документооборот является атрибутом полноценной информационной системы для таких предприятий, при этом системы класса workflow и более совершенная версия BPMS являются стандартным модулем корпоративной информационной системы предприятия, в котором количество офисных сотрудников достигает более 50 человек.

В данной предметной области наиболее распространены следующие термины:

• EDM (Electronic Document Management) - сводное название систем электронного документооборота (то же самое, что СЭД)
• DMS (Document Management Systems) - система управления документами; используется для отслеживания и хранения электронных документов , поддерживает индексирование и версионный контроль; как правило, рассматривается как компонент Enterprise Content Management System (система управления содержимым уровня предприятия) наряду с СЭД
• Enterprise-centric EDM - корпоративные системы документооборота, в которых совмещены средства создания, редактирования, публикации и хранения документов (электронный архив , Word, Excel, почта, планирование встреч, согласование документов и т.д. в одном флаконе)
• Information Management - системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивающие агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet
• Imaging - системы, преобразующие информацию с бумажных носителей в цифровой формат - как правило, это TIFF (Tagged Image File Format) - после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме
• DocFlow Management - системы маршрутизации движения документов
• WorkFlow Management - системы маршрутизации потоков работ, заданий

Также существует большое количество смежных областей, например:

• Document Warehousе (Хранилища документов) - может представлять собой как файловое хранилище, так и хранилище в виде базы данных
• Knowledge Management (Управление знаниями) - стратегия, направленная на сохранение и эффективное использование знаний

Существует ряд стандартных применений системы электронного документооборота на 1С , например, автоматизация договорной работы. Но решение таких задач, как кадровый документооборот, работа с командировками и авансовыми отчетами, заявки на денежные средства, процессы сопровождения продаж, закупок, производства и складской документооборот могут быть решены только в единой информационной системе с системой учета. Например, на платформе 1С 8 система электронного документооборота "ПитерСофт: Управление процессами" может работать в единой базе с продуктом "1С:Зарплата и управление персоналом" или "1С:Управление производственным предприятием" , что позволяет комплексно решать и функциональные задачи (например, набор персонала), и учетные (начисление оклада) и управленческие (принятие мотивационного решения о повышении оклада или штрафе), и задачи взаимодействия и передачи информации (прохождения документа по маршруту, связанное со своевременным оповещением всех заинтересованных участников процесса согласно ранее утвержденному порядку).

С началом активного использования информационных технологий в сфере документационного обеспечения управления (далее - ДОУ), появлением более совершенного программного обеспечения организации различных форм собственности активно переходят на электронный («безбумажный») документооборот. При этом в белорусском законодательстве можно встретить такие понятия, как «электронный документ» и «документ в электронном виде». В связи с этим возникает вопрос: а что же такое электронный документ и в чем принципиальная разница между электронными документами и документами в электронном виде?

Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее - Закон об электронном документе) дает следующее определение понятию «электронный документ»: документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность.

В свою очередь, под подлинностью электронного документа понимается свойство электронного документа, определяющее, что он подписан действительной электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП). Целостность электронного документа - свойство электронного документа, определяющее, что в него не были внесены изменения и (или) дополнения.

Таким образом, для того, чтобы документ стал электронным, необходимо подтвердить его целостность и подлинность с помощью сертифицированной ЭЦП.

В соответствии со ст. 2 Закона об электронном документе действие указанного Закона не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи, а также при обращении документов в электронном виде, подтверждение целостности и подлинности которых осуществляется без применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи.

Таким образом, Закон об электронном документе вводит, но не дает определение понятия «документ в электронном виде».

В соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документ в электронном виде - это документ, для создания и воспроизведения которого требуются средства электронно-вычислительной техники и сопрягаемые с ними устройства.

Например, документом в электронном виде будет считаться документ, созданный в текстовом редакторе Microsoft Word.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ И ДОКУМЕНТАМИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

Сегодня отношения в сфере обращения и использования электронных документов, а также документов в электронном виде регулируются следующими нормативными правовыми, инструктивно-методическими актами и стандартами:

• Закон об электронном документе;
• Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству);
• Инструкция о порядке организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11.05.2012 № 120;
• Инструкция о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 11.05.2012 № 121 (далее - Инструкция № 121);
• Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения», утвержденный и введенный в действие постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 22.05.2000 № 14.

ТРЕБОВАНИЯ К ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТАМ

В Законе об электронном документе закреплены основные требования, предъявляемые к электронным документам.

Электронные документы должны:

• создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств;
• иметь структуру, установленную Законом об электронном документе;
• быть представляемыми в форме, доступной и понятной для восприятия человеком 1 .

Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей - общей и особенной.

Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа. Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких ЭЦП, а также может содержать дополнительные данные, необходимые для проверки ЭЦП и идентификации электронного документа, которые устанавливаются техническими нормативными правовыми актами 2 .

Электронный документ имеет формы внутреннего и внешнего представления. Формой внутреннего представления электронного документа является запись информации, составляющей электронный документ, на электронном носителе информации. А формой внешнего представления является воспроизведение электронного документа на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном носителе в форме, доступной и понятной для восприятия человеком 3 .

Оригинал электронного документа существует только в электронном виде. Все идентичные экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу. Документы, созданные организацией или физическим лицом на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу. В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа 4 .

При получении документов, подписанных ЭЦП, осуществляется проверка:

• подлинности ЭЦП;
• соответствия способа использования ЭЦП сведениям, указанным в сертификате ключа подписи;
• действительности сертификата ключа подписи 5 .

Проверка действительности сертификата ключа ЭЦП включает в себя проверку срока действия сертификата ключа подписи (срок действия сертификата ключа подписи не должен истечь на момент подписания документа), а также получение из удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ключа подписи, сведений о действии сертификата ключа подписи.

ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

Допустимыми форматами документов в электронном виде являются:

• Portable Document Format/A (PDF/A);
• Office Open XML (DOCX);
• OpenDocument Format (ODT) 6 .

Используемые форматы документов в электронном виде должны обеспечивать подлинность, доступность, целостность информации. Также они должны отражать полноту сведений о способах создания, транспортировки (получения, отправки), хранения с момента их создания (получения) до передачи в архив или уничтожения, в том числе при осуществлении конвертации документов в новые форматы, миграции в новые автоматизированные системы, экспорте из электронной почтовой системы и др.

Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе. Исключение составляет изображение Государственного герба Республики Беларусь, а также оттиски печатей и штампов.

Расположение и оформление реквизитов в формуляре документа в электронном виде (общей части электронного документа) при его внешнем представлении (воспроизведение на электронном средстве отображения информации, на бумажном либо ином материальном объекте в виде, доступном и понятном для восприятия человеком) должно соответствовать требованиям, установленным в Государственном стандарте Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» 7 .

Подготовка и согласование проектов документов в электронном виде осуществляются по правилам, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

Локальными нормативными правовыми актами организации могут быть установлены правила подписания, согласования, утверждения внутренних документов в электронном виде (за исключением локальных правовых актов) без использования ЭЦП. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в организации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее, утвердившее) документ. Аналогично и отправка документов в электронном виде без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо (организацию) - автора документа.

При осуществлении внешнего согласования проектов документов в электронном виде в качестве эквивалента собственноручной подписи, входящей в состав реквизита «Гриф согласования», используется ЭЦП. Согласование документа без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо, согласовавшее документ, и совместимы между собой. Отсутствие ЭЦП допустимо для документов (за исключением электронных документов) информационно-справочного характера и (или) не подлежащих регистрации, а также для графических образов документов на бумажном носителе 8 .

Документы в электронном виде подлежат регистрации аналогично требованиям, установленным для бумажных документов. Дополнительно при регистрации документов в электронном виде могут использоваться реквизиты «Должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ», «Адрес хранения документа в электронном виде», «Внутренняя переадресация документа по исполнителям», «Наличие приложений к документу», «Способ доставки документа» (по информационно-телекоммуникационной сети, на материальном носителе и др.) и др. 9

При пересылке по электронной почте документ в электронном виде оформляется по правилам, установленным Инструкцией по делопроизводству, и прикрепляется в виде приложения (файла) к электронному письму 10 .

Документы в электронном виде, в том числе отправляемые (получаемые) по каналам электронной почты, допускается:

• экспортировать во внешние по отношению к почтовой системе электронные файлы;
• экспортировать в автоматизированную систему ДОУ;
• распечатывать на бумажном носителе.

При экспорте документа в электронном виде, отправленного (полученного) по каналам электронной почты, во внешний по отношению к почтовой системе файл или автоматизированную систему ДОУ с документом экспортируется (распечатывается) сопроводительное электронное письмо, включая информацию, содержащуюся в заголовочной части электронного письма (сведения об электронном адресе отправителя (получателя), дате отправки, дате получения, теме письма, о путях прохождения электронного письма по информационно-коммуникационным каналам связи, идентификаторе письма в информационной системе и др.), если документ не содержит реквизит «Дата документа», в иных случаях, когда указанная информация необходима для подтверждения факта и условий отправки (получения) документа и (или) может быть использована в справочных и доказательных целях 11 .

Документы в электронном виде после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажных носителях. При отсутствии в архиве организации условий для хранения документов в электронном виде, определенных законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства, их хранение без создания оригиналов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке, допускается только для документов со сроками хранения до 10 лет без дополнительных условий (в том числе: отметка ЭПК, после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, после замены новыми). Перечень документов, создание и хранение которых возможно в электронном виде, указан в приложении 20 Инструкции по делопроизводству.

Исполненные документы в электронном виде формируются в электронные дела (папки, директории на жестком диске компьютера) в соответствии с номенклатурой дел организации.

ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕЛ

Формирование и оформление электронных дел осуществляются с учетом общих требований формирования и оформления дел с документами на бумажных носителях. В деятельности организаций допускается формирование гибридных дел в том случае, когда в пределах одного дела объединяются документы, часть которых поступила в организацию по каналам электросвязи или была создана в организации в виде документа в электронном виде, а часть документов поступила в организацию или была создана в организации на бумажном носителе. При этом в номенклатуре дел делается отметка о том, что дело является гибридным.

Гибридное дело существует только на стадии оперативного хранения документов. После исполнения всех документов и завершения делопроизводственного года из гибридного дела, подлежащего архивному хранению, формируется либо дело с документами на бумажном носителе, либо электронное дело. При формировании дела с документами на бумажном носителе документы в электронном виде распечатываются и заверяются в порядке, установленном законодательством. При формировании электронного дела документы на бумажном носителе переводятся в электронный вид (сканируются).

Недопустимо формировать гибридные дела документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения 12 .

Место хранения электронных дел и отдельных документов в электронном виде до их передачи в архив или выделения к уничтожению определяется организацией самостоятельно и закрепляется в локальном правовом акте, утверждаемом руководителем организации.

Экспертиза ценности документов в электронном виде осуществляется в порядке, установленном для документов на бумажных носителях, а также Инструкцией № 121.

Передача в архив и выделение к уничтожению электронных дел и документов в электронном виде осуществляются в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству и иных актов законодательства Республики Беларусь 13 .

1 Ст. 16 Закона об электронном документе.

2 Ст. 17 Закона об электронном документе.

3 Ст. 18 Закона об электронном документе.

4 Ст. 19 Закона об электронном документе.

5 П. 225 Инструкции по делопроизводству.

6 П. 218 Инструкции по делопроизводству.

7 Утвержден постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83.

8 П. 222 Инструкции по делопроизводству.

9 П. 227 Инструкции по делопроизводству.

10 П. 231 Инструкции по делопроизводству.

11 П. 232, 233 Инструкции по делопроизводству.

12 П. 237 Инструкции по делопроизводству.

13 П. 240 Инструкции по делопроизводству.

Согласно п.11.1 ст.2 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», электронный документ — это «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Юридическую значимость документу — как бумажному, так и электронному — придает его содержимое и подписи.

В то же время при работе с электронными документами необходимо учитывать и другие условия:

Все эти условия должны быть выполнены при необходимости. Остановимся на каждом подробнее.

1. Нормативный акт

Все документы, которые обязаны составлять организации, прописаны в нормативных актах: для счетов-фактур - , для первичных документов - , договор в ГК РФ и т д. Если в нормативном акте нет прямого указания, что документ составляется только на бумаге, значит, его можно составлять и выставлять в электронном виде.

Документы представляют третьим лицам: факторинговым компаниям, банкам, налоговой, прокуратуре и прочим контролирующим органам. На данный момент не все контролирующие органы могут принять и обработать электронные документы. По специфическим документам придется спросить мнение органа. Например, по поводу товарно-транспортной накладной (ТТН) закон 402-ФЗ говорит, что документ может быть составлен в электронном виде, но ТТН необходима водителю в пути для предъявления ГИБДД. И иной возможности ее предъявить, кроме как на бумаге, у водителя нет.

2. Содержимое и форма

Документ — это информация, и неважно, в каком виде составлен документ, он должен содержать одинаково важную информацию о сделке. Есть обязательная информация (например, для первичных документов она перечислена в ), без которой документ не имеет юридической силы, а есть необязательная. Обязательность диктуется законодательством и объясняется очень просто: чтобы контролирующие органы смогли прочесть документ и определить, что за событие произошло в их хозяйственной жизни, им нужно минимум этой информации. Все прочее организации могут либо не указывать, либо писать, как им угодно. Что организации и делали, изобретая свои формы, добавляя свои графы и столбцы, согласовывая друг с другом порядок составления документа.

3. Формат

Документ, как говорилось выше, представляет собой информацию, которая структурирована на носителе. На бумаге информация располагается в привычной для нас форме (или в утвержденной нормативным документом форме, как для счетов-фактур(СФ)): реквизиты, таблица с цифрами и т д.

Электронный документ тоже представляет собой информацию и тоже имеет свою структуру. Структура может быть разной, главное чтобы эту информацию могло прочитать ПО и обработать (например, вывести на экран, чтобы пользователь смог увидеть ее). В формате известна структура информации, длина и расположение полей. Когда формат универсален и известен многим участникам, то все они без труда с помощью своего ПО смогут прочитать документ.

На данный момент ФНС утверждены форматы для СФ, КСФ, книг покупок и продаж, журнала учета СФ, акта передачи работ (услуг) и товарной накладной. Причем для двух последних первичных документов формат был рекомендован и не является обязательным.

Это означает, что СФ должен быть составлен только в таком формате. Формат придает ему юридическую значимость. Вносить исправления в формат нельзя. А вот рекомендованный формат первичных документов изменять можно. Более того, первичные документы можно составлять в любом формате, и это не повлияет на его юридическую значимость.

4. Порядок передачи

Порядок передачи документа тоже может влиять на юридическую значимость.

Так, электронные СФ (ЭСФ) обязательно должны быть переданы в определенном порядке (ст. 169 НК РФ). Такой порядок был утвержден Приказом Минфина от 25.04.2011 №50Н. Неисполнение данного порядка влечет за собой потерю юридической значимости ЭСФ.

А вот для остальных документов, выставляемых в электронном виде контрагенту, нет требований к порядку передачи.

5. Подписи

Электронная подпись, согласно федеральному закону 63-ФЗ «Об электронной подписи» , придает электронным документам юридическую значимость.

Закон №63-ФЗ утверждает два вида подписи — простую и усиленную. Простая подпись позволяет идентифицировать подписанта. Для ее создания не нужно использовать криптографию и ключевую пару. Простая электронная подпись (ЭП) - это информация, которая присоединена к файлу и говорит, кто подписал документ. Пользователь авторизуется в системе под своим логином-паролем и от своего имени отсылает файл получателю. Система фиксирует пользователя, таким образом получается, что файл содержит информацию о пользователе (простая ЭП).

Усиленная ЭП не только идентифицирует подписанта, но и защищает документ от изменений. Для формирования усиленной электронной подписи используются криптографические средства и два ключа: ключ ЭП и ключ проверки ЭП. Усиленная делится на квалифицированную и неквалифицированную ЭП.

Квалифицированная ЭП (КЭП) отличается от неквалифицированной тем, что имеет квалифицированный сертификат, который выдан аккредитованным удостоверяющим центром (УЦ) и соответствует определенным требованиям. Также средства криптографической защиты информации (СКЗИ) КЭП должны быть сертифицированы ФСБ. КЭП самая защищенная из всех подписей.

В федеральном законе №63-ФЗ прописано, что участники электронного взаимодействия могут использовать ЭП любого вида, если это не противоречит нормативным актам или соглашению между этими участниками (ст. 4 №63-ФЗ). На данный момент в законодательстве есть только несколько указаний, какие документы чем подписываются. КЭП должны быть подписаны: ЭСФ, электронная отчетность, опись истребованных документов, трудовой договор с дистанционным работником. Для подписания первичных документов нет указаний, какой вид подписи применять. Поэтому стороны могут выбрать любой вид и договориться об этом между собой.

По умолчанию можно использовать КЭП, для нее не нужно даже составлять соглашение о равнозначности электронного документа бумажному. КЭП на уровне ФЗ приравнена к собственноручной подписи, в то время как для остальных видов сторонам такое соглашение составить придется (п. 2 ст. 6 №63-ФЗ).

6. Соглашение сторон

Помимо того, что придется составить соглашение, если электронные документы будут подписаны не КЭП, возможно, понадобится составить соглашение о переходе на ЭДО.

Переход на ЭДО с контрагентом - дело добровольное. Стороны могут выразить свое согласие или отказ работать с электронными документами. Согласие может быть выражено в различной форме. Например, в конклюдентной, то есть когда участники своими действиями подтверждают согласие. Так, в системе свое согласие участники выражают тем, что отправляют запрос на работу с электронными документами контрагенту, который в свою очередь его принимает или нет. Еще один способ — оформление согласия в письменной форме, в виде соглашения.

Что должно содержать соглашение, участники определяют самостоятельно.

В случае если у компаний есть потребность детально прописать особенности взаимодействия с контрагентом (например, каковы будут обязательства и ответственность сторон, в каких форматах будут передаваться документы, каким образом будет происходить исправление документов и т д.), лучше составить соглашение о порядке работы с электронными документами.

Все передаваемые через Диадок документы подписываются исключительно КЭП. Поэтому для признания электронных документов, переданных через Диадок, юридически значимыми, с контрагентом не нужно заключать никаких дополнительных соглашений — достаточно просто подключиться к Диадоку и подписать лицензионный договор с компанией «СКБ Контур».

В случае если стороны захотят составить соглашение о переходе на ЭДО, сделать это можно будет на бумаге или в электронном виде, но подписать КЭП.

Тамара Мокеева, эксперт в области электронного документооборота