Требования к составлению должностной инструкции. Составляем должностную инструкцию. Разработка должностных инструкций

Любая организация заинтересована в том, чтобы сотрудники максимально эффективно выполняли свою работу, четко понимая поставленные перед ними цели и задачи. Грамотное оформление должностной инструкции поможет в организации трудовой деятельности.

Порядок оформления ДИ

Данный документ регулирует внутренние трудовые отношения сотрудников организации. будет зависеть от конкретной должности, но в общем этот документ должен регламентировать место и назначение трудящегося в аппарате управления, а также квалификационные требования к нему, его функциональные права, ответственность и обязанности, а также возможные поощрения.

По закону, для компании оформление должностных инструкций необязательно, но данный документ помогает не только в регулировании деятельности работников, но и при возникновении различного рода конфликтных ситуаций внутри организации или с налоговой.

По мнению Роструда, этот документ должен быть отдельным на каждую конкретную должность, которая имеется в штатном расписании (даже на вакантную). Инструкция выражает интересы двух сторон в рабочих отношениях, потому что в ней содержится дополнительная информация, требования, связанные с личностными, деловыми качествами сотрудника, и другое.

При отсутствии данного документа невозможным становится:

• обоснование отказа в приеме на должность;
• объективная оценка деятельности сотрудника на период испытательного срока;
• распределение трудовых функций между трудящимися;
• временный перевод трудящегося на другую работу;
• оценка добросовестности и полноты выполнения сотрудником его трудовых функций.

Законодательство не предъявляет конкретных требований к оформлению должностной инструкции, к тому же отсутствие этого документа не является нарушением закона, а значит, не влечет за собой ответственности. С другой стороны, данный факт способен вызвать последствия негативного характера в принятие работодателем незаконных действий и решений.

Корректировка и составление

Основанием для разработки и оформления должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей. В нем содержатся квалификационные характеристики, которые подразделяются на:

• должностные ;
• необходимые знания;
• требования к квалификации работника.

Важно понимать, что этот справочник разработан для облегчения решения рабочих моментов, их урегулирования, а также для организации максимально эффективной деятельности в управлении персоналом. Он носит только рекомендательный характер.

Оформление должностных инструкций работников не урегулировано правовыми нормативными актами. Соответственно, работодатель самостоятельно принимает решение, каким образом ее оформить и вносить необходимые изменения. Инструкция может являться самостоятельным документом или быть приложением трудового договора.

Корректировка зачастую связана с внесением изменений обязательных условий в трудовом соглашении. Работодатель обязан в письменном виде заблаговременно предупредить сотрудника о предстоящих переменах. Если штатный работник соглашается на продолжение рабочих отношений, то в инструкцию вносятся соответствующие изменения. Если она является приложением ТД, то необходимо внести изменения посредством составления дополнительного соглашения.

В Трудовом кодексе ничего не сказано о составлении и оформлении должностной инструкции. Несмотря на это, она является важнейшим документом, в содержание которого входит круг обязанностей, трудовая функция, предел ответственности, а также квалификационные требования. Данный документ составляют в 2-х экземплярах, один из которых отдается работнику.

При оформление должностной инструкции по ГОСТу раньше опирались на Государственный стандарт Р 6.30-2003, который введен в действие посредством Постановления Госстандарта России №65-ст. от 03.03.2003 г., но его действие прекратилось, так как 01.07.2017 года в силу вступил ГОСТ Р 7.0.97-2016. Реквизиты, которые обязательны для указания в данном документе, описаны во 2 разделе ГОСТа.

Образец оформления должностной инструкции направляется на согласование всем должностным лицам, которые в нем заинтересованы. Какие-либо предложения и замечания по проекту заинтересованным должностным лицам можно представить на отдельных листах, которые должны быть датированы и подписаны сотрудниками организации. Оформление должностной инструкции может опираться на ГОСТ Р 7.0.97-2016, где разрешается оформлять визы согласования на последнем листе в нижней части подлинника документа. Также данный документ можно визировать полистно (на усмотрение предприятия).

Правила оформления реквизитов

Образцом оформления должностной инструкции служат разработанные государственные стандарты. Согласно им, каждый тип организационно-распорядительной документации должен иметь полностью заполненные реквизиты. Порядок их расположения на листе тоже определен и имеет значение. Должностная инструкция относится к документам внутреннего пользования, поэтому некоторые виды реквизитов указывать необязательно. Например, не имеет смысла прописывать логотип организации, ее справочные данные, регистрационный номер или код ОКПО.

Обязательные реквизиты, которые необходимо указать в инструкции:

• наименование фирмы, ее конкретного подразделения;
• наименование самого документа (должностная инструкция), где прописывается конкретная должность, для которой ее разработали;
• ОКУД (код формы документа), для инструкции - 0253051;
• дата и место, где был составлен документ;
• грифы согласования и утверждения;
• регистрационный номер;
• текстовая часть;
• поле, которое предназначено для подписей ознакомленных лиц;
• подпись должностного лица, которое разработало документ.

Основные разделы

Образец оформления должностной инструкции по ГОСТу должен включать несколько разделов. Каждый из них обязан подробно рассматривать следующие из вопросов:

1. Содержание и перечень трудовых функций, а также перечень видов выполняемых работ, относящихся к этой должности.
2. Полномочия и права специалиста, их краткое описание.
3. Ответственность, которая применяется к сотруднику за ненадлежащие или полное невыполнение рабочих обязанностей.

Что касается требований к оформлению текста, то они стандартные: ширина нижнего и верхнего полей не менее 20 мм. В тексте необходимо использовать специальные термины, которые устоялись в деловой среде при использовании речевых оборотов, а также необходимо применение профессиональных штампов. Такой стиль изложения поможет в избежании неоднозначного толкования смысла, а также сделает информацию в тексте максимально понятной для восприятия трудящимися.

ДИ менеджера по таможенному оформлению

Данного работника относят к категории специалистов. Он назначается и увольняется с должности посредством приказа руководителя предприятия. Должностная инструкция специалиста по таможенному оформлению предусматривает, что на должность может быть назначено лицо, у которого имеется:

• высшее профессиональное образование по специальности «таможенное дело» без стажа работы;
• экономическое или юридическое высшее образование, с опытом работы не менее года;
• среднее специальное образование со стажем работы не меньше 3-х лет;
• квалификационный аттестат по специальности таможенного оформления, курсы повышения квалификации в сфере таможенного оформления один раз в три года.

В своей деятельности данный специалист должен руководствоваться:

• уставом организации;
• правовыми нормативными актами, методическими профильными рекомендациями, касающиеся таможенного оформления;
• распоряжениями, приказами руководителя;
• своей должностной инструкцией.

Что должен знать специалист таможенного оформления

Менеджер этой сферы деятельности должен знать следующее:

• правовые и нормативные акты, а также иные руководящие документы и материалы, которые регламентируют условия перемещения товара через границу и порядок таможенного оформления;
• агента таможни, декларанта;
• меры регулирования государством внешнеэкономической деятельности;
• правила, посредством которых осуществляется валютный контроль в таможенных целях;
• таможенные режимы;
• меры ответственности, которые применяются за правонарушения и преступления в сфере таможни;
• порядок, принятый при декларировании, а также виды и формы таможенных деклараций;
• классификацию, которая применяется для товаров в таможенных целях;
• порядок и правила, применяемые для заполнения таможенной документации;
• виды и классификация таможенных платежей, а также порядок, который применяется при уплате и их исчислении;
• порядок ведения отчетности, установленный организацией;
• правила, применяемые для определения таможенной стоимости;
• основы культуры общения, экономики, психологии, организации труда;
• правила пользования инновационными средствами техники, а также программным обеспечением;
• нормы и правила ПБ, охраны труда на рабочем месте;
• основы трудового законодательства.

Должностные обязанности менеджера по таможенному оформлению

Образец оформления должностной инструкции данного специалиста предписывает следующие обязанности:

• Выполнять работы по оформлению документации на товары, которые перемещаются через границу, совершать другие действия, которые необходимы при организации таможенного оформления.
• Производить декларирование товара в таможенном режиме, основываясь на сведениях, которые содержатся в товаросопроводительных и других документах.
• Проверять на достоверность сведения о перемещаемых товарах, которые указаны в перевозочной и коммерческой документации.
• Определять код товаров, опираясь на их номенклатуру.
• Выбирать метод вычисления таможенной стоимости и на основании него осуществлять расчет.
• Определять вид налога на товар, исчислять его.
• Определять страну происхождения товара, перемещаемого через границу.
• Применять налоговые льготы, тарифные преференции.
• Оказывать консультативные услуги, касающиеся таможенного оформления.
• Вести отчетность и делопроизводство, обрабатывать информацию.

Права менеджера по таможенному оформлению

Правильное оформление должностной инструкции предполагает следующие права специалиста таможенного оформления:

• Право на ознакомление с проектами решений руководителей, которые касаются непосредственно его деятельности.
• Право вносить свои предложения, касающиеся совершенствования рабочей деятельности.
• Право сообщать руководству об имеющихся недостатках в организации (в пределах компетенции специалиста), которые выявились в процессе трудовой деятельности, а также вносить свои предложения по поводу их устранения.
• Право на то, чтобы по поручению руководства или лично запрашивать от подразделений организации документы или информацию, которые необходимы при выполнении рабочих обязанностей.
• Право на требование от руководства организации оказать содействие в исполнении непосредственных должностных обязанностей.

Взаимоотношения, ответственность и оценка работы менеджера по таможенному оформлению

Образец правильного оформления должностной инструкции данного специалиста гласит, что он подчиняется руководителю структурного подразделения. Взаимодействует он с сотрудниками структурных подразделений по вопросам, которые входят в его компетенцию.

К требованиям по оформлению должностной инструкции относится также наличие раздела ответственности специалиста по таможенному оформлению. Результаты рабочей деятельности менеджера должен оценивать руководитель его структурного подразделения. Менеджер по таможенному оформлению должен нести ответственность за:

• неисполнение, ненадлежащее выполнение непосредственных должностных обязанностей;
• причинение материального ущерба в процессе рабочей деятельности (в соответствии с законодательством);
• несоблюдение правил трудового внутреннего распорядка, норм и правил ПБ и охраны труда.

Какие задачи решает должностная инструкция?

Если данный документ составлен правильно и строго соблюдается всеми сотрудниками организации, то он будет являться опорой в работе предприятия. Примером оформления должностной инструкции должны служить документы, которые соответствуют государственным требованиям. Это обеспечит смысловую значимость данной документации и будет являться подтверждением подлинности.

Хотя ДИ работника не входит в перечень обязательных документов, но ее наличие - это большой плюс в работе фирмы. Она решает следующие производственные и управленческие задачи:

• четкое определение должностных обязанностей для индивидуальной рабочей единицы, которая входит в штатное расписание, с учетом всех особенностей конкретных задач и рабочего места;
• разграничение должностных обязанностей, определение взаимосвязей по должностям, установление служебной иерархии, а также подчиненность;
• обоснование возмещения трудящемуся некоторых видов расходов, которые обусловлены исполнением его рабочих обязанностей;
• установление четких и понятных квалификационных требований к должности и критериев оценки эффективности в выполнении обязанностей, а также соответствие занимаемой должности;
• установление прав и обязанностей специалиста, определение зоны его ответственности и наказания, которое предусмотрено за нарушение или неисполнение должностных обязанностей.

Этот документ должен быть составлен грамотно, а также соответствовать установленным требованиям. Регламентами государственного уровня, регулирующими правила оформления этого документа, являются ГОСТы, которые устанавливают конкретные требования, применяемые при оформлении деловых бумаг. Ранее применяли ГОСТ Р 6.30-2003, но его действие прекратилось, так как 01.07.2017 года в силу вступил ГОСТ Р 7.0.97-2016. Стоит обратить внимание на то, что положения, прописанные в инструкции, никак не должны ухудшать условия труда, а также положения трудящихся, в сравнении с теми, что гарантируются законодательством.

Дополнительные разделы

Некоторые наиболее часто встречающиеся дополнительные разделы в ДИ:

1. «Взаимоотношения» - это раздел, который регулирует производственные контакты сотрудников как из одного отдела, так и из разных. При необходимости, в нем прописывают служебные связи внутри организации, а также со сторонними предприятиями. Это необходимо, например, если трудящийся взаимодействует с контрагентами и есть необходимость информирования об этом руководства. Для того чтобы повысить качество ДИ, не лишним будет установление в данном разделе порядка и периодичности предоставления работником планов, отчетов и иных документов.
2. «Оценка работы» - это раздел, где четко установлены критерии, по которым будет происходить оценка труда.
3. «Порядок пересмотра должностной инструкции». В этом разделе целесообразно определить сроки действия, а также условия для пересмотра ДИ, в число которых входит:

• какие-либо изменения в организационной структуре;
• пересмотр, изменения в штатном расписании;
• возникновение новых рабочих обязанностей, что приводит к перераспределению уже имеющихся;
• изменение характера работы из-за внедрения инновационных технологий.

Дополнительные разделы должны быть расположены в конце должностной инструкции.

Должностная инструкция является внутренним правовым актом организации, главной задачей которого является контроль и оптимизация трудовой деятельности сотрудников.

Представленный документ призван регулировать трудовые отношения между руководством и сотрудниками, исключать потенциальные конфликтные ситуации, путем содержания прав и трудовых обязательств, предъявляемых к работнику.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Каковы особенности должностной инструкции и как грамотно составить внутренний правовой документ предприятия?

Что это за документ

Должностная инструкция представляет собой документ, имеющий юридическую силу, в котором обозначены требования и обязанности, возложенные на сотрудника организации. В соответствии с документом, за каждым сотрудником закреплен набор задач, которые ему необходимо выполнять.

Главным отличием должностной инструкции от трудового договора выступает то, что она не составляется для каждого работника в индивидуальном порядке с указанием его личной информации, а формируется в установленном порядке для тех или иных специалистов.

Таким образом, должностная инструкция является документом, созданным для исключения конфликтных ситуаций, разногласий между начальством и работниками. В ней максимально подробно обозначены особенности сотрудничества, которым должны следовать стороны трудовых отношений.

Трудовой Кодекс не содержит строгих правил оформления должностной инструкции с новым работником. Однако, большинство руководителей требует составления документа. Для служащих государственных предприятий инструкция является главным правовым постановлением, регулирующим их трудовую деятельность.

Назначение

Должностная инструкция представляет собой правовой акт, который создается с целью регламентации организационно-правового положения сотрудника, его обязательств, прав и ответственности. Документ призван создать необходимые условия для эффективного ведения трудовой деятельности.

Документ регламентирует квалифицированные требования к потенциальным претендентам на конкретную должность, функции, выполняемые сотрудником, а также возложенную на него ответственность.

Должностная инструкция позволяет руководители оптимизировать процесс взыскания и премирования работников, разрешения споров и квалификацию персонала.

Классификация

Должностные инструкции, в соответствии с общепринятыми нормами принято разделять на два основных типа: типовые и индивидуальные.

Типовой вид документа формируется предприятиями отдельных сфер и подразделений. Он является исходным примером для создания индивидуальных должностных инструкций отдельных работников.

По той причине, что образец оформления должностной инструкции не предусмотрен действующими законодательными нормами, ответственное лицо формирует документ на свое усмотрение.

Должностная инструкция может быть представлена в виде одиночного положения, а может выступать в качестве приложения к .

Кто разрабатывает

Должностная инструкция представляет собой документ, имеющий юридическую силу. Она должна быть составлена уполномоченным лицом, в качестве которого выступает руководитель предприятия или начальник отдела кадров.

Нередко к процедуре разработки документа привлекаются специалисты в области юриспруденции или представители узкопрофильного подразделения организации для внесения всевозможных коррективов.

Требования к оформлению должностной инструкции согласно ГОСТу в 2019 году

Должностная инструкция представляет собой нормативно-правой акт, характеризующийся специфическими моментами.

Документ необходимо оформлять в трех экземплярах:

• первый нужно передать работнику отдела кадров, прикрепив к штатному расписанию;
• второй экземпляр должен оставаться у руководителя подразделения, так как он обязан проводить контроль качестве выполняемой сотрудниками работы;
• третий экземпляр необходимо передать сотруднику, для которого был предназначен документ.

Должностная инструкция может выступать в качестве дополнения к трудовому договору или издаваться отдельно. В случае необходимости, ее содержание нужно обсуждать с профсоюзом.

Существуют универсальные требования. которые необходимо брать в учет при составлении документа.

Среди них следующее:

Разделы

В соответствии с общепринятым форматом, должностная инструкция должна полноценно раскрывать все вопросы, затрагивающую трудовую деятельность работников.

Документ должен содержать следующие принципиально важные разделы:

• обобщенные положения;
• должностные обязательства;
• права сотрудника;
• документация для руководства при выполнении трудовых обязательств;
• порядок взаимоотношений с работниками;
• ответственность сотрудника;
• критерии, позволяющие дать оценку качеству проделанной работы.

Документ также содержит заключительную часть, которая должна содержать подпись руководителя и дату вступления в силу прописанных положений.

Этапы оформления

При составлении должностной инструкции необходимо придерживаться точной последовательности.

Процесс оформления документа включает в себя следующие этапы:

• предварительная подготовка документа (проверка на наличие требований руководства и нормы профессиональных стандартов);
• согласование инструкции с руководителями ответственных отделов;
• утверждение документа руководителем организации, заверенное его подписью.

Порядок внесения изменений

В рабочем процессе обязательства сотрудника могут видоизменятся. Такая ситуация может возникнуть, например, при изменении целей организации или расширении ее услуг.

Во время корректировки сотрудников возникает необходимость внесения исправлений в должностную инструкцию, чтобы в дальнейшем исключить возникновение конфликтной ситуации.

Общая характеристика процедуры внесения изменений соответствует следующим пунктам:

• Процесс подготовки нового документа, который будет соответствовать нюансам трудовой деятельности. Коррективы должны соответствовать Законодательным нормам.
• Издание соответствующего приказа, который является основанием для утверждения новой трудовой инструкции.
• Процедура ознакомления сотрудников с внесенными изменениями и получение их согласие на выполнение новых трудовых обязательств (подпись и согласие в письменном виде).
• Разработка и подписание дополнения к трудовому договору, гласящего об изменениях. Один экземпляр должен хранится у руководителя, а второй необходимо передать работникам.

По завершении формальных процедур, сотрудник должен приступить к выполнению работы в соответствии с новыми условиями.

Должностная инструкция не выступает в качестве личного документа для отдельного работника. Она составляется для конкретной должности, будь то кассир или библиотекарь, документ не содержит имен. При нарушении общепринятого стандарта, при увольнении сотрудника руководителю придется переделать инструкцию.

Хранение

Должностная инструкция должна быть закреплена печатью компании, зашнурована и отдана на хранение в отдел кадров. Сотруднику, а также его начальнику должна быть выдана копия документа, с которой они смогут повторно ознакомится при необходимости.

Образец для менеджера по таможенному оформлению

Должностная инструкция менеджеру по таможенному оформлению прежде всего, должна состоять из «шапки», включающей в себя следующую информацию:

• название документа;
• номер должностной инструкции;
• место составления документа;
• название должности руководителя компании;
• подпись руководителя и дата.

Образец обобщенных положений документа выглядит следующим образом:

1. Специалист по таможенному оформлению может быть принят на работу или уволен по приказу руководителя компании _______________________.
2. На должность может быть назначено лицо с высшим образованием без требования наличия стажа или лицо со средним специальным образованием и стажем работы не менее 2 лет; курсы по повышению квалификации проводятся один раз в три года; необходим квалифицированный аттестат.

На должность специалиста второй категории может быть назначено лицо с высшим образованием и стажем не менее 2 лет; курсы по повышению квалификации проводятся один раз в три года; необходим квалифицированный аттестат.

На должность специалиста первой может быть назначено лицо с высшим образованием и стажем не менее 2 лет по второй квалификационной категории; курсы по повышению квалификации проводятся один раз в три года; необходим квалифицированный аттестат.

1. Выполняя свои трудовые обязательства, специалист должен руководствоваться:
   • нормативными актами, касающимися трудовых обязательств;
   • методическими материалами;
   • уставом компании;
   • нормами трудового распорядка;
   • приказами и распоряжениями руководителя компании;
   • должностной инструкцией.
2. Специалист по таможенному оформлению обязан знать:
   • законодательные акты и прочие документы, регламентирующие особенности таможенного оформления и перемещения товаров через границу;
   • законодательные нормы, касающиеся внешнеэкономических видов деятельности;
   • права и обязательства таможенных агентов и декларантов;
   • нормы валютного контроля;
   • меры ответственности за нарушение установленных норм в таможенной отрасли;
   • таможенные режимы;
   • особенности декларирования и разновидности таможенных деклараций;
   • особенности заполнения таможенной документации;
   • виды и порядок уплаты таможенных платежей;
   • основополагающие принципы законодательной базы;
   • правила охраны труда.
3. В момент отсутствия специалиста по таможенные оформления его обязательства возлагаются на назначенного заместителя, который, в свою очередь, ответственен за исполнение переданных ему трудовых обязательств.

Образец раздела о рабочих обязательствах сотрудников выглядит следующим образом:

1. Для надлежащего выполнения трудовых обязательств сотрудник должен:
   • оформлять документы на продукцию, перемещаемую через границу и прочие действия, необходимые для таможенного оформления;
   • контролировать достоверность данных о перемещаемой продукции согласно документации;
   • обозначать код товара на основе установленной номенклатуры;
   • определять разновидности налогов, которыми облагается продукция;
   • использовать налоговые льготы;
   • вести отчетность;
   • проводить контроль выполнения правил охраны труда.

Образец раздела о правах сотрудника должен быть составлен следующим образом:

1. Сотрудник вправе:
   • ознакомиться с проектами руководства, касающимися его трудовой деятельности;
   • предлагать руководству меры по усовершенствованию рабочего процесса;
   • получать от руководства данные, документы и выписки, касающиеся выполняемой работы;
   • участвовать в вопросах охраны трудовой деятельности.

Образец положений об оценке работы сотрудника выглядит следующим образом:

1. работа сотрудника может быть оценена только руководителем;
2. Сотрудник ответственен:
   • неисполнение рабочих обязательств;
   • правонарушения в процессе трудовой деятельности;
   • причинение материального ущерба;
   • игнорирование правил охраны труда.

В заключении документа, руководитель отдела и сотрудники должны оставить подписи, подтверждающие ознакомление с инструкцией.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Наличие должностной инструкции, в первую очередь, выгодно нанимателю. Она необходима при приеме на работу и увольнении, при организации труда, и для обоснованного привлечения работника к дисциплинарной (или материальной) ответственности, и в части документооборота и т.д. А вот работники заинтересованы в отсутствии такого документа, так как без него они ни за что не отвечают. Поэтому при наличии или введении в штатное расписание должности для нее в обязательном порядке следует разработать соответствующую должностную инструкцию.

Как правило, разработка должностных инструкций происходит с участием кадровой службы организации. В этой статье мы расскажем, как правильно составить должностную инструкцию, чтобы в дальнейшем у вас не возникало спорных ситуаций с работниками.

Важность наличия должностной инструкции

При приеме на работу

Прежде всего наличие этого документа важно для урегулирования вопросов в сфере трудовых отношений, например для осуществления обоснованного отказа в приеме на работу.

Так, запрещен необоснованный отказ в приеме на работу для отдельных категорий работников (ст. 16 Трудового кодекса РБ (далее - ТК)). Если все необходимые для выполнения работы требования к работнику будут закреплены в должностной инструкции, то вы сможете доказать, что отказ в приеме на работу был обоснованным. Отсутствие должностной инструкции означает, что соискатель должен соответствовать требованиям, предъявляемым Единым квалификационным справочником должностей служащих и Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих. Между тем данные справочники содержат весьма примерные требования к соискателям и не учитывают организационных, региональных и других особенностей, предъявляемых нанимателями. Таким образом, при отсутствии должностной инструкции будет сложнее обосновать отказ в приеме на работу, чем при ее наличии.

При увольнении с работы

Наличие должностной инструкции также важно и при увольнении работника, например в качестве обоснования законности увольнения работника по окончании испытательного срока. Каждая из сторон вправе расторгнуть трудовой договор с предварительным испытанием либо до истечения срока предварительного испытания, предупредив об этом другую сторону письменно за 3 дня, либо в день истечения срока предварительного испытания (ст. 29 ТК).

При этом вы обязаны указать причины, послужившие основанием для признания работника не выдержавшим испытания. Причем работник имеет право обжаловать решение нанимателя в суд. При рассмотрении дела суд будет рассматривать вопрос о том, какие именно обязанности должен был выполнять работник и какие причины послужили основанием для признания его не выдержавшим испытание. Таким образом, вам необходимо представить доказательства законности и обоснованности расторжения трудового договора по рассматриваемому основанию. В качестве одного из таких доказательств может выступать должностная инструкция. В результате сравнения должностной инструкции с фактически выполняемой работником работой вы сможете доказать, какие именно обязанности работник не выполнил либо каким деловым качествам он не отвечает.

Должностная инструкция также может выступать в качестве обоснования законности увольнения работника за систематическое неисполнение им без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором или Правилами внутреннего трудового распорядка, если к работнику ранее применялись меры дисциплинарного взыскания (п. 4 ст. 42 ТК).

Для правильной организации труда

Наличие данного документа также необходимо при организации труда:

Для распределения трудовых обязанностей между работниками, установления четких отношений подчиненности между ними; - временного перевода работника на другую работу; - оценки добросовестности и полноты осуществления работником трудовой функции; - эффективного проведения аттестации рабочих мест и персонала; - обоснованного привлечения работника к дисциплинарной и (или) материальной ответственности; - чтобы обязать сотрудника выполнять свою работу в установленных рамках.

Дисциплинарный проступок - это противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей (ст. 197 ТК). Таким образом, для наложения дисциплинарного взыскания вы прежде всего должны выяснить, входили ли обязанности, за неисполнение или ненадлежащее исполнение которых к работнику намерены применить дисциплинарное взыскание, в круг его трудовых обязанностей. Ответить на этот вопрос без должностной инструкции крайне проблематично.

При организации документооборота

Должностная инструкция незаменима в части организации документооборота.

Круг обязанностей работника определен прежде всего трудовым договором (контрактом), в котором вы должны предусмотреть специальный раздел, регламентирующий должностные обязанности работника (его трудовую функцию). Однако, чтобы полностью описать трудовую функцию, требуется значительный объем текста, нецелесообразный для договора. Поэтому зачастую в него включаются только основные положения трудовой функции работника и общее описание должности. А все уточнения и разъяснения берет на себя должностная инструкция.

В сфере налоговых отношений

В наличии должностных инструкций на работников организации заинтересованы и ваши коллеги из бухгалтерии. Должностные инструкции будут являться обоснованием для отдельных расходов организации: на обучение работника, мобильную связь, приобретение для сотрудников проездных билетов на городской транспорт и т.п.

Например, должностная инструкция главному бухгалтеру может являться обоснованием расходов организации на обучение его английскому языку: если обязанность по повышению квалификации указана в его должностной инструкции, а потребность в таких знаниях связана с отсутствием в штате переводчика, а также с необходимостью применения знаний при ведении организацией внешнеэкономической деятельности.

Должностная инструкция как документ

Что представляет собой должностная инструкция?

Должностная инструкция является локальным нормативным правовым актом (п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 32 (далее - Общие положения ЕКСД)).

Это означает, что должностную инструкцию вы составляете на должность и не персонифицируете (т.е. она нацелена на регулирование должностных обязанностей неопределенного круга работников, поэтому в ней не указывается конкретная фамилия работника). Это, к примеру, подтверждается тем, что должностная инструкция может быть составлена на вакантную должность (чего не может быть в отношении индивидуальных документов, в которых обязательно указывается фамилия работника, например трудового договора).

Унифицированные требования к оформлению должностной инструкции

Единый порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не предусмотрен. Следовательно, каждый наниматель решает эти вопросы самостоятельно, не забывая, однако, о требованиях, определенных Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству). Кроме того, при составлении должностной инструкции вам необходимо соблюдать ее установленную форму, которая включена в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.

Следовательно, должностная инструкция должна быть разработана на основе Единого квалификационного справочника должностей служащих (соответствующий выпуск) и оформлена в соответствии с требованиями Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров РБ от 21.12.2004 № 69, входит в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25).

Ниже приведем структуру должностной инструкции.

УТВЕРЖДАЮ
(наименование организации) _____________

(наименование должности руководителя организации)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ _______ _________

______________ № __________ (подпись) (расшифровка подписи)
(место составления) ______________

(дата)

наименование должности

1. Общие положения;

2. Должностные обязанности;

4. Взаимоотношения (связи по должности);

5. Оценка работы и ответственность.

Наименование должности руководителя структурного подразделения ______________ __________ (подпись)(расшифровка подписи) _________ (дата)

Визы С инструкцией ознакомлен ______________ ___________ (подпись) (расшифровка подписи)

Дата

Необходимо ли сшивать инструкцию, нумеровать и заверять на оборотной стороне печатью?

В действующем законодательстве не предусмотрена необходимость прошнуровывать должностную инструкцию и на обратной стороне скреплять ее печатью.

Но можно дополнительно на локальном уровне предусмотреть такой порядок оформления должностной инструкции. Заметим также, что на основании п. 91 Инструкции по делопроизводству, при оформлении документов на 2 и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами, первая страница не нумеруется.

Кроме того, документы со сроком хранения до 3 лет включительно допускается печатать на 2 сторонах листа (п. 91 Инструкции по делопроизводству). Это правило распространяется и на должностные инструкции.

ЭТО ВАЖНО! Обратите внимание на наименование должности! Она должна иметь одно и то же название и в трудовой книжке, и в трудовом договоре, и в приказе о приеме на работу, и в должностной инструкции. В противном случае никакого смысла в инструкции нет и в суде она не будет являться доказательством.

Разработка и утверждение должностной инструкции

Должностная инструкция - приложение к трудовому договору?

Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ (локальный нормативный правовой акт). То, что действующее законодательство допускает вариант оформления должностной инструкции в качестве приложения к трудовому договору, следует из образцов трудовых договоров (контрактов), утвержденных различными государственными органами. Например, в подп. 3.1 п. 3 Примерной формы контракта нанимателя с работником, утвержденной постановлением Совета Министров РБ от 02.08.1999 № 1180, указано, что работник обязуется добросовестно выполнять работу согласно перечисленным в трудовом договоре должностным обязанностям или прилагаемой должностной инструкции. Более предпочтительно для нанимателя разработать должностную инструкцию в качестве отдельного документа, так как любое изменение условий трудового договора должно производиться по соглашению сторон (ст. 19 ТК).

Примечание. Полагаем, что было бы корректнее (соответствовало бы природе должностной инструкции как локального нормативного правового акта) оформлять должностную инструкцию не как приложение к трудовому договору, а делать отсылку на нее в трудовом договоре (с указанием даты утверждения и регистрационного номера, как, например, на практике делаются отсылки на локальные акты по премированию).

Кто должен разрабатывать документ? Обязательно ли согласование должностной инструкции?

Должностная инструкция разрабатывается и утверждается в организации самостоятельно (п. 10 Общих положений ЕКСД). Следовательно, наниматель самостоятельно (по собственному усмотрению) определяет лицо (или лиц), ответственного (ответственных) за разработку должностных инструкций, а также необходимость и порядок их согласования.

То есть разрабатывается локальный нормативный правовой акт о распределении полномочий по разработке и утверждению должностных инструкций.

На практике, как правило, кадровая служба организации составляет основу должностных инструкций, схему их содержания. Разработка поручается руководителям структурных подразделений. За конкретным наполнением обращаются сначала к квалификационным требованиям по должности (к ЕКСД), для которой разрабатывается конкретная инструкция, а затем к профессионалам, ранее работавшим на этом месте, либо непосредственно руководящим специалистами на такой должности. Включают в процесс согласования инструкций правовую службу организации. Утверждает должностные инструкции лицо, которое на это уполномочено своим трудовым договором и должностной инструкцией. Чаще всего это делает руководитель организации, но такие функции могут быть переданы также и руководителю кадровой службы.

Алгоритм разработки и утверждения должностной инструкции

Шаг 1. Разработка и утверждение локального нормативного правового акта, регламентирующего порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций , установление порядка и места их хранения, закрепление лиц, ответственных за своевременную разработку, внесение изменений и дополнений в должностные инструкции.

Пример оформления приказа о порядке разработки должностных инструкций (вариант 1) и пример формулировки приказа о порядке разработке должностных инструкций и приложения к нему (вариант 2) смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 22-24 журнала.

Шаг 2. Разработка и утверждение положений о структурных подразделениях, которые выступают основой для должностных инструкций работников структурных подразделений и являются заменой должностной инструкции для начальников таких подразделений.

Шаг 3. Разработка должностной инструкции.

Права, обязанности, полномочия и ответственность руководителя организации определяются в соответствующих учредительных документах, а руководителей структурных (обособленных) подразделений - в положениях об этих подразделениях (п. 10 Общих положений ЕКСД).

Шаг 4. Согласование должностной инструкции.

Согласование, как правило, производится в 2 этапа:

1-й - техническое согласование. Должностную инструкцию вы согласовываете с юридической службой вашей организации для проверки ее на соответствие законодательству и требованиям охраны труда, основным положениям трудового договора сотрудников. Юрист визирует инструкцию. Если в организации нет юриста, то эту функцию выполняет сотрудник кадровой службы и ставит свою подпись на инструкции. Часто производится согласование с финансовым подразделением компании (бухгалтерия, экономическая служба) для определения уровня затрат;

2-й - согласование со структурными подразделениями организации. Этот этап согласования поможет вам исключить дублирование должностных обязанностей и информировать руководителей смежных подразделений об изменениях в порядке взаимодействия, а также определить, какие должностные инструкции других сотрудников подлежат корректировке в связи с введением новой должности.

Шаг 5. Утверждение должностной инструкции и ее регистрация.

На основании Примерного перечня документов, подлежащих утверждению, приведенного в приложении 3 к Инструкции по делопроизводству, должностные инструкции подлежат утверждению. Документ вы можете утвердить 2 способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом (п. 52 Инструкции по делопроизводству). Оба способа имеют одинаковую юридическую силу, т.е. руководитель организации (или иное уполномоченное им лицо) издает приказ об утверждении должностной инструкции или на самой инструкции в графе «УТВЕРЖДАЮ» ставит свою подпись, дату утверждения.

Пример приказа об утверждении и вводе должностных инструкций смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24-25 журнала.

Шаг 6. Тиражирование должностной инструкции в требуемом количестве экземпляров, передача (рассылка) рабочих экземпляров должностной инструкции по структурным подразделениям для руководства в повседневной деятельности и помещение контрольного экземпляра должностной инструкции в дело, его последующее хранение до передачи в архив или на уничтожение.

Примечание. Срок хранения - 3 года после замены новыми (ст. 12.3 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 06.08.2001 № 38).

Шаг 7. Ознакомление с должностной инструкцией. Так как должностные инструкции разрабатываются не индивидуально для каждого работника, а для конкретной должности, то работников, принимаемых на соответствующую должность, вам необходимо ознакомить под роспись с должностной инструкцией с указанием даты ознакомления.

Срок ознакомления с должностной инструкцией

Если должностную инструкцию вы оформили в виде приложения к трудовому договору (т.е. она является его неотъемлемой частью), то работник при приеме на работу должен ознакомиться с ней в то же время, что и с трудовым договором.

Если должностная инструкция оформлена как самостоятельный документ, то ознакомление с ней производится до подписания трудового договора, т.е. в порядке, предусмотренном для знакомства с локальными нормативными правовыми актами организации (п. 3 части первой ст. 54 ТК).

Варианты оформления ознакомления с должностной инструкцией

Вариант 1. Как правило, подпись работника проставляется на лицевой стороне последнего листа должностной инструкции и может выглядеть следующим образом:

С должностной инструкцией ознакомлен(а) _____________ /____________________
(подпись) (расшифровка подписи) «___» _____________ 20___ г.

Вариант 2. Также могут использоваться листы ознакомления различных форм, которые нумеруются вместе с должностной инструкцией:

Лист ознакомления должен быть рассчитан на количество работников, до сведения которых будет доводиться должностная инструкция в течение времени ее действия. Кроме того, возможно ведение журнала ознакомления работников с должностной инструкцией.

Рекомендуем вам делать копию должностной инструкции и выдавать ее под подпись работнику для хранения на рабочем месте. Расписка в получении экземпляра должностной инструкции в этом случае включается в состав реквизитов листа ознакомления работников с должностной инструкцией:

Пример оформления листа ознакомления с локальным нормативным правовым актом смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.

Вариант 3. Может также вестись специальный журнал по ознакомлению работников с локальными нормативными правовыми актами. Приведем форму этого журнала:

	Наименование локального нормативного правового акта	Дата и номер документа	ФИО работника	Дата ознакомления	Подпись работника
	Отказ работника от ознакомления под роспись со своей должностной инструкцией не является самостоятельным основанием для прекращения с ним трудового договора. В данном случае в присутствии свидетелей вам надо составить акт, в котором следует указать, что работник отказывается от ознакомления с должностной инструкцией под роспись. За неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих обязанностей к нему могут быть применены меры дисциплинарного взыскания, предусмотренные ст. 198 ТК. Пункт 5 ст. 35 ТК не может применяться в данной ситуации. Порядок внесения изменений и дополнений в должностную инструкцию В каких случаях необходимо вносить изменения в должностную инструкцию? Внесение изменений и дополнений в должностную инструкцию может быть связано или не связано с изменением обязательных условий трудового договора (как правило, трудовой функции). Если внесение изменений и дополнений в должностную инструкцию связано с изменением трудовой функции, должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника (ст. 32 ТК). И только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений в новых условиях, вносятся изменения в должностную инструкцию. Заметим, что если должностная инструкция оформлена как приложение к трудовому договору, то исправления вам необходимо внести путем разработки дополнительного соглашения. Если внесение изменений не влечет за собой необходимость изменения существенных условий труда, нанимателю достаточно утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Его согласия в данном случае не требуется. Таким образом, вам обязательно нужно выяснить вопрос, относятся ли вносимые изменения к существенным условиям труда. Казалось бы, все довольно просто. Однако на практике ситуация не так проста. Одним из существенных условий труда, которые чаще всего затрагиваются при изменении должностной инструкции, является трудовая функция работника, т.е. работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы. Разумеется, при составлении должностной инструкции наниматель, скорее всего, указал обязанности работника исходя из профессии, специальности и квалификации. Однако изменения могут производиться и внутри этих обязанностей. Например, если в результате перераспределения обязанностей между несколькими инспекторами по кадрам работнику поручается выполнение обязанностей, которые он ранее не выполнял, будет ли это изменением трудовой функции? Представляется, что для ответа на этот вопрос нужно выяснить 2 обстоятельства. Прежде всего необходимо определить, включена ли данная обязанность в должностную инструкцию. Многие наниматели предпочитают включать ряд обязанностей в должностные инструкции нескольких работников, чтобы их выполнение не прерывалось на время отсутствия одного из них. В этой ситуации изменения трудовой функции не будет, следовательно, согласия работника на выполнение таких обязанностей не требуется. Если, к примеру, в отделе кадров ведением личных дел работников занимается только один инспектор, но данная обязанность включена в должностную инструкцию всех специалистов отдела, то поручение ведения личных дел другому работнику не будет изменением трудовой функции. Если вновь поручаемая обязанность прямо не оговорена в должностной инструкции работника, следует выяснить, входит ли она в круг обязанностей, предусмотренных ЕКСД. Если такая обязанность по соответствующей должности в справочнике не отражена, то ее поручение работнику является изменением трудовой функции, которое может быть произведено нанимателем только с предварительного письменного согласия работника. Например, ведение воинского учета не включено справочником в круг обязанностей по соответствующим должностям, хотя на практике часто возлагается на работников кадровой службы (инспектора или специалиста по кадрам). Следовательно, поручение данной обязанности, если она не была предусмотрена должностной инструкцией изначально, требует письменного согласия работника. Кто может инициировать внесение изменений и дополнений в должностную инструкцию? С инициативой изменения должностной инструкции может выступить как руководитель структурного подразделения, в котором находится соответствующая должность, руководитель структурного подразделения, с которым осуществляется взаимодействие, так и сам работник. На практике предложения по внесению изменений в должностную инструкцию готовят в письменном виде и направляют для ознакомления руководителю кадрового подразделения, чтобы он оценил целесообразность этих изменений и согласовал их с лицами, чьи интересы будут затронуты. В рубрике «Полезная документация» вы найдете: - пример оформления дополнительного соглашения при изменении (и (или) дополнении) должностной инструкции, оформленной как приложение к трудовому договору (с. 26 журнала); - пример оформления приказа об утверждении должностных инструкций в новой редакции (с. 26-27 журнала); - пример оформления приказа о внесении изменений в должностные инструкции (с. 27-28 журнала); - пример оформления приказа о внесении изменений и дополнений в должностные инструкции (с. 28 журнала).

В этом материале речь пойдет о корпоративных письменных нормативных документах. Существует три основные разновидности таких документов: положения о структурных подразделениях, регламенты выполнения рабочих операций и персональные . В действительности, с точки зрения техники написания нет никакой разницы между положениями о подразделениях и регламентами операций. Если какой-то рабочий процесс организован просто, прямолинейно, как конвейер, то его проще описать с помощью специального регламента. Если, напротив, результат зарождается в недрах рабочей группы (структурного подразделения) после плохо формализуемых взаимодействий (вдохновение, творческий акт, мозговой штурм и прочее), то проще воспользоваться шаблоном положения о структурном подразделении. Структура обоих документов останется практически одинаковой, только в регламенте будет акцент на формальных критериях выполнения работы на каждом этапе (при передаче работы и ответственности смежнику), а в положении больше будет сказано об общих целях и задачах подразделения. Что касается персональных должностных инструкций, то они являются просто извлечением, иногда несколько более детализированным, из документов первых двух разновидностей.

Данная статья посвящена общим принципам составления нормативных документов, а не их разновидностям, поэтому в тексте слова «документы» , «положения» , «регламенты» и «инструкции» будут часто использоваться как синонимы. Теперь перейдем к делу.

Зачем существуют должностные инструкции: Что делать? и Кто виноват?

Все согласятся с тем, что главные достоинства любого нормативного документа - краткость и ясность . Совершенно очевидно, что неясный, то есть двусмысленный или противоречивый документ, просто невозможно исполнять. Также, совершенно очевидно, что пользоваться длинным документом неудобно - его утомительно читать, в нем трудно ориентироваться, в нем легко пропустить что-нибудь важное. Более того, чем длиннее должностная инструкция, тем больше вероятность появления в ней несовместимых или двусмысленных положений. Все это знают, однако большинство должностных инструкций длинные и неясные. В чем дело?

Большинство авторов нормативных документов не вполне понимают, что такое должностная инструкция. Не понимают этого и большинство руководителей, заказывающих эти нормативные документы. И руководители, и исполнители склонны недооценивать и одновременно преувеличивать возможности письменных нормативных документов. С одной стороны, они недооценивают служебные инструкции, полагая, что начальственного рыка вполне достаточно, чтобы вправить подчиненным мозги и направить их на путь истинный. С другой стороны, они наивно полагают, что должностная инструкция может заменить этот самый начальственный рык на то время, когда исполнитель выпадает из поля зрения руководства. И то, и другое заблуждение связано с непониманием скромной роли должностной инструкции в управлении крупной организацией.

В действительности, единственное предназначение нормативного документа - ответить на вопрос исполнителя «Что делать?» перед началом работ и на вопрос руководителя «Кто виноват?» в случае, когда полученный результат не совпал с задуманным. Все остальное должно быть самым безжалостным образом вычищено из должностной инструкции. Это первое правило составления должностной инструкции.

Назначение должностной инструкции - объяснить подчиненному, что от него требуется. Мотивировать подчиненного к выполнению его должностных обязанностей должностная инструкция не может!

В первую очередь оставьте иллюзию, будто прочитав должностную инструкцию, подчиненный бросится ее выполнять. Совсем нет, руководителю придется его мотивировать к этому. Способы мотивации могут быть лучше или хуже. На подчиненного можно наорать, выплатить ему премию, пообещать повышение или пригрозить увольнением и так далее. Важно, что все это никак не связано с его должностной инструкцией. Наличие должностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности подчиненного и позволит сосредоточиться на воспитательной работе.

Если это понятно, можно приступать к «чистке» документа. Исключите из должностной инструкции все призывы, пожелания, обороты типа «исполнитель обязан...», «исполнитель должен...». Все это лишнее. Должностная инструкция должна содержать как можно более простые предложения: «Он побежал...», «Она сделала...». Одно положение должностной инструкции ничуть не менее важно, чем любое другое, поэтому нет необходимости подчеркивать некоторые из них красочными оборотами. Попробуйте выбросить этот мусор и вы увидите, что нормативный документ становится процентов на 20 короче и намного яснее. Это второе правило составления должностной инструкции.

Помните: вы пишете должностные инструкции конкретным людям.

Еще одна крайность, в которую часто впадают составители должностных инструкций, это мания описать все и вся. Иногда складывается впечатление, что это инструкция для маленьких детей или, наоборот, для зловредных саботажников, которые только и думают, как извратить благородный замысел руководства и обратить его во зло.

Как правило, такие опасения совершенно беспочвенны. Сотрудники вашей организации, скорее всего, искренне желают добросовестно исполнять свои обязанности. Им достаточно внятно объяснить цель их действий, а подходящие средства они найдут сами! Это третье правило составления должностной инструкции. Обратите внимание: более сложные и ответственные функции в организации выполняют самые квалифицированные и опытные специалисты, соответственно, они меньше других нуждаются в длинных, подробных и заумных должностных инструкциях. Представьте себе того человека, которому вы пишете должностную инструкцию - и вы с легким сердцем сократите ее раза в полтора! Если это не так, то может вам обратить внимание на подбор кадров?

Парадокс заключается в том, что для дворника и оператора на атомной электростанции должностные инструкции получатся почти одинаковой длинны!

Кто и зачем читает должностные инструкции, или цели, задачи, функции: от общего к частному.

Итак, из нормативного документа следует исключить все необязательные эпитеты и призывы, а также все то, что исполнитель знает безо всякой должностной инструкции просто в силу своего образования, квалификации и опыта. А что же там должно остаться?

Раздел 1 «Общие положения». Содержание этого раздела полностью определяется традициями каждой конкретной организации и практически не влияет на качество самого документа. Каждый юрист или кадровик имеет свое представление о том, как должен выглядеть этот раздел. Оставим его на их усмотрение. Отметим только, что этот раздел должен быть унифицирован во всех корпоративных документах. Если этого не будет, то значение приобретут не сами формулировки, а различия в них. Зачем вам это надо?

Раздел последний «заключительные положения». То же самое.

Раздел 2 «Цели и задачи». С этого раздела собственно и начинается нормативный документ. Если общие и заключительные положения можно написать «на автопилоте» или просто позаимствовать из другого документа, то к «Целям и задачам» нужно приступать четко понимая, зачем вообще вы взялись за этот документ. Следующий раздел «Функции» можно поручить составлять подчиненному, которому в будущем предстоит эти функции осуществлять, но «Цели и задачи» должен определить руководитель лично. Как бы ни был для него мучителен этот процесс, это и есть его основная работа.

Как правильно сформулировать цели?

Правило четвертое составления должностной инструкции : цели должны быть одного масштаба. Вспомните анекдот о собрании, где на повестке дня стояло два вопроса: 1) починка сарая и 2) строительство коммунизма. Подумайте, если вы пишете инструкцию строительства коммунизма, то зачем вам сарай? А если - починки сарая, то причем коммунизм?

Правило пятое составления должностной инструкции : избегайте указания второстепенных и побочных целей. Предположим, ваш путь проходит по маршруту А - Б - В. Если вы указали в качестве цели пункт В, то не стоит упоминать пункт Б - вы и так там будете!

Правило шестое составления должностной инструкции : избегайте несвязанных или, еще хуже, противоположных целей. Помните пословицу: «В огороде бузина, а в Киеве дядька».

И в заключение о целях: не бойтесь декларативных целей. Цель может быть в принципе недостижимой. Если воспользоваться аналогией с Боевым уставом, то цель - это то, что в боевом приказе на наступление называется «направлением дальнейшего движения». Важно, чтобы ваши подчиненные не перепутали тыл с фронтом, все остальное - детали.

Теперь о задачах

Правило седьмое составления должностной инструкции : в отличие от целей задачи должны быть достижимыми. Более того, задачи должны быть измеряемы! Выполнение поставленных задач должно быть измеряемо в штуках или рублях, тоннах или километрах в зависимости от специфики организации.

Закройте глаза и представьте вашего подчиненного, которому вы только что указали цели и поставили вот эти самые задачи. Представьте теперь его же спустя некоторое время, докладывающего о выполнении этих задач. Какие доказательства успешной работы вы от него ожидаете? Если вы сам не можете представить, как ваш подчиненный будет отчитываться о выполненной работе - значит вы плохо поставили задачу!

Помните : формулируя задачу, вы тем самым определяете форму отчетности!

Правило восьмое составления должностной инструкции : задачи должны соответствовать целям. Каждой цели может соответствовать несколько непосредственных задач. Каждая задача может вести к достижению нескольких целей. Это нормально. А вот чего не может быть, так это задачи, которая бы не вела хотя бы к одной из ранее поставленных целей. Также не может быть, чтобы для ранее поставленной цели не нашлось хотя бы одной конкретной задачи.

Продолжая аналогию с Боевым уставом, заметим, что цели и задачи соотносятся как объект атаки (наступления) с направлением дальнейшего движения. Проще говоря, конкретная задача никак не может лежать совсем уж в стороне от общей цели.

Раздел 3 «Функции» занимает по объему около 60% всего документа. Это важнейшая часть должностной инструкции. Однако, если вы правильно сформулировали цели и задачи, трудностей с описанием функций у вас не возникнет.

Правило девятое составления должностной инструкции : задачи и функции соотносятся так же, как цели и задачи. Представьте «самого» шефа, начальника подразделения и специалиста-исполнителя. То, что шеф указал начальнику как конкретную задачу, для специалиста является общей целью, к которой он хотя и стремится, но за которую он лично не отвечает. Его конкретной задачей будет то, что ему укажет его непосредственный начальник, то есть как раз то, что в должностной инструкции будет называться «функцией».

Повторим правила семь и восемь. Функции должны быть выполнимы, то есть функция должна быть сформулирована так, чтобы в любой конкретной ситуации на вопрос: «выполнено или нет», можно было ответить односложно. «Да, да», «нет, нет»; а что сверх этого, то от лукавого». Функции должны соответствовать задачам. Подумайте, если ваш подчиненный выполнит все предписанные ему функции, то сможете ли вы подготовить приемлемый доклад шефу?

Теперь остановимся на лингвистических, если так можно выразиться, аспектах техники составления должностных инструкций.

Правило десятое составления должностной инструкции . Формулируя цели, задачи и функции, используйте одну и туже конструкцию предложения. Например:

Цели: 1) ускорение развития страны, 2) подъем трудовой активности масс, 3) формирование нового человека, 4) утверждение социалистического образа жизни.

Соответствующие задачи: 1) поднять благосостояние советских людей на качественно новую ступень, 2) обеспечить такие уровень и структуру потребления материальных, социальных, и культурных благ, которые...

Вытекающие из указанных целей и задач функции (действия): 1) намечается удвоить объем ресурсов, направляемых... 2) партия придает особое значение усилению... 3) предстоит осуществить комплекс мер... 4) будет проводиться линия на... 5) будет делаться все необходимое для... 6) будут продолжены ускоренный рост и совершенствование распределения... 7) партия считает задачей первостепенной важности... 8) намечается осуществление крупных мер по созданию современной сферы обслуживания, 9) партия считает делом особой социальной значимости ускорение решения жилищной проблемы и так далее.

Обратите внимание: цели сформулированы с помощью предложений с подлежащими-существительными без сказуемых-глаголов. Задачи сформулированы иначе - с использованием глаголов в неопределенной форме. При формулировании функций использовано несколько конструкций: «намечается/предстоит осуществить то-то и то-то», «будет сделано то-то и то-то», «партия считает важнейшим делом/задачей то-то и тот-то». Возможно, различия имеют под собой какую-то основу, а может быть все это исключительно для красоты. Если вы пишете не новую программу КПСС, то лучше воздержитесь от лишних красивостей.

Почему важно придерживаться единого стиля? Да, просто потому что стилистический разнобой отвлекает инструктируемого, заставляет задумываться, а нет ли здесь скрытого смысла? Зачем забивать голову лишним - пишите проще!

Правило одиннадцатое составления должностной инструкции . Должностная инструкция должна быть исчерпывающей, то есть описывать все действия, которые могут потребоваться от подчиненного. Как убедиться, что с этим все в порядке?

Есть один технический прием. Включите в регламент рабочей операции раздел «обязанности должностных лиц в связи с исполнением настоящего регламента». Аккуратно выпишите всех должностных лиц, упомянутых в разделах «Цели и задачи» и «Функции». Аккуратно распределите все функции между этими должностными лицами. Остались лишние функции, которые непонятно кто выполняет? Остались должностные лица, которым не досталось ни одной функции?

Обратите внимание, что система нормативных документов - это целостная система. Положения о структурных подразделениях должны сопрягаться с регламентами рабочих операций. Персональные должностные инструкции, по существу, представляют собой один из разделов положения о подразделении, оформленный в отдельный документ исключительно для удобства пользователей. Поэтому старайтесь использовать во всех документах одинаковые формулировки - смотри правило десятое.

Правило двенадцатое составления должностной инструкции : люди - для того, чтобы принимать решения. Многие авторы должностных инструкций стараются описать ситуацию, когда все нормально. Но должностная инструкция нужна как раз в тот момент, когда что-то происходит не так. Большинство должностных инструкций оказываются бессильными в этот момент. Что же делать?

Реакций на нештатную ситуацию может быть только две: принять решение самому или доложить «по команде». Если вы не решаетесь прямо доверить подчиненному принимать определенные решения - не стесняйтесь включить в должностную инструкцию обязанность доложить о ЧП. Избавьте подчиненного от участи буриданова осла. Особенно важно обеспечить целостность регламента операции. Не поленитесь нарисовать блок-схему всего процесса. Убедитесь, что на каждой развилке есть четкое указание, что делать: передать работу дальше, вернуть обратно, направить в вышестоящую инстанцию или бросить в корзину для бумаг.

Заключение

Мы рассмотрели двенадцать правил составления должностных инструкций. Мы утверждаем, что следование этим правилам сделает нормативные документы ясными, пригодными для использования в реальной жизни.

Увы, проблема составления кратких и ясных нормативных документов не сводится к решению чисто технических вопросов. В большинстве случаев и заказчики и авторы документов целенаправленно, хотя и бессознательно, «размывают» и «раздувают» должностные инструкции. Тем самым они создают определенный «люфт» в отношениях. И начальники и подчиненные получают возможность маневрировать. Начальники избавляются от необходимости четко ставить задачи, подчиненные - безупречно их исполнять, и те и другие избавляются от необходимости отвечать за свою работу.

Не содержит императивного требования к работодателю составлять должностные инструкции (либо включать в текст трудового договора детальный перечень его должностных обязанностей сотрудника). определяет лишь обязательный минимум - согласно части 2 статьи 57 Трудового Кодекса РФ в обязательно должна быть указано только трудовая функция (работа по должности в соответствии со , профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).

Наличие должностной инструкции в настоящее время является правом, но не обязанностью работодателя, что подтверждается, в том числе, письмом Федеральной службы по труду и занятости от 9 августа 2007 г. N 3042-6-0, согласно которому «само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность, однако может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений в связи с ее отсутствием».

Исключение!

Пункт 7 Постановления Правительства РФ от 23.06.2011 N 498 (ред. от 09.09.2015) "О некоторых вопросах осуществления частной детективной (сыскной) и частной охранной деятельности" прямо предусматривает наличие у лицензиата утвержденной им должностной инструкции о действиях работников по обеспечению внутриобъектового и пропускного режимов на каждом объекте охраны. Существует судебная практика по административным делам, где частным охранным предприятием вменяется среди прочего отсутствие указанной должностной инструкции, как совершение административного правонарушения, предусмотренного ч. 2 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Практически, должностная инструкция - это эффективный и необходимый прикладной инструмент регулирования трудовых отношений работника и работодателем. В определенных обстоятельствах, надлежащим образом оформленная должностная инструкция может быть использована в качестве аргумента при наличии спора, как работником, так и работодателем.

Согласно работодатель (кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) имеет право принимать локальные нормативные акты, соответствующих действующему трудовому законодательству и не ухудшающих положение работника, по сравнению с установленным трудовым законодательством.

Поскольку порядок составления инструкции на законодательном уровне не определен, каждая компания абсолютно свободна в выборе порядка ее оформления. Для инструкций, как для корпоративного документа, могут быть использованы другие названия, например, «описание должности», «рабочая инструкция», «должностной регламент», «перечень обязанностей работника», «функциональные обязанности по должности».

Каковы цели должностной инструкции?

Четкая регламентация обязательств сторон трудового договора (прозрачность трудовых отношений), как на этапе подбора персонала, так и в процессе трудовой деятельности.

Определение конкретных трудовых функций сотрудника, детализация порядка его действий, ограничение зоны его ответственности и пределы полномочий

Быть руководством к действию, а также основой для разрешения споров в случае возникновения разногласий (между работником и работодателем, между работниками внутри структурного подразделения, между структурными подразделениями, в суде).

Стать инструментом оценки персонала и, в конечно счете, корпоративного управления бизнес-процессами.

Кто разрабатывает должностную инструкцию?

Инструкция может быть разработана руководителем структурного подразделения либо работником отдела кадров, согласовывается непосредственным руководителем, другими ответственными лицами (главный инженер, заместители, специалист по охране труда, юрист), утверждается руководителем организации.

Разработчиком инструкции может быть сторонняя организация, профессионально занимающаяся управлением в сфере HR. Пока это не широко распространенное явление в нашей стране.

Какой порядок разработки и составления должностной инструкции?

Порядок разработки и утверждения должен быть установлен локальным нормативным актом работодателя. Обычно процесс включает в себя этапы подготовки, разработки, согласования и утверждения документа. Ключевым является ознакомление работника с инструкцией, а также всеми ее изменениями.

Самый распространенный, привычный, вид инструкции - документ, содержащий полное описание всех должностных обязанностей и способа их выполнения. Тем не менее, инструкция может быть краткой, максимально сжатой, определяя только ключевые должностные обязанности работника, но при этом содержать ссылки на регламенты и карты процессов, которые в свою очередь детализируют порядок выполнения каждой функции.

При разработке перечня должностных (трудовых) обязанностей по конкретной должности за основу принимаются положения профессиональных стандартов, квалификационные характеристики, содержащиеся в ЕКС, ЕТКС, а также типовые формы.

Исключение!

Для некоторых должностей существуют утвержденные типовые формы. Например, «Типовая должностная инструкция заместителя руководителя организации, осуществляющей образовательную деятельность, по безопасности образовательного процесса» (Письмо Минобрнауки России от 14.02.2014 N МК-169/12), «Примерная форма должностного регламента (должностной инструкции) сотрудника органов внутренних дел Российской Федерации» (Приказ МВД России от 25.09.2012 N 886 (ред. от 14.11.2016)), Приказ МВД РФ от 22.08.2011 N 960 "Об утверждении типовых требований к должностной инструкции частного охранника на объекте охраны".

Какова структура должностной инструкции?

Работодатель свободен в выборе структуры должностной инструкции: это может быть документ с единственным разделом - перечень должностных обязанностей работника, либо сложноорганизованный текст с параграфами, разделами, подробным описанием всех производственных процессов.

Общие положения

В этом разделе, как правило,

описывается должность, ее наименование, основные требования к работнику - наличию у него специального образования, квалификации, стажа, опыта работы;

указывается лицо, назначающее на должность и освобождающее работника от должности;

определяются документы, которыми работник обязан руководствоваться в своей деятельности;

устанавливается порядок замещения работника, его субординацию.

Обязанности

Необходимо составить список конкретных обязанностей работника, условно их можно подразделить на общие функциональные обязанности и специальные обязанности. Рекомендуется избегать дублирования обязанностей работника, указанных в трудовом договоре.

Права

В данном разделе целесообразно перечислить полномочия работника. Нет необходимости дублировать права работника, установленные в Трудовом кодексе РФ и трудовом договоре.

Ответственность

Существует мнение, что раздел является необязательным, так как работодатель не имеет права вводить новые виды ответственности по сравнению с установленными законодательно.

Взаимодействие

В данном разделе определяют положение должности (работника) в компании, устанавливают специальные обязанности по отношению к другим структурным подразделениям компании, другим сотрудникам, руководителям и подчиненным. Например, регулируются взаимоотношения с бухгалтерией, службой охраны труда, различными уровнями руководства.

Как включить должностную инструкцию в трудовой договор работника?

Инструкцию можно оформить как неотъемлемое приложение трудового договора, указав на его наличие в тексте договора. Должностная инструкция становится обязательной с момента подписания трудового договора.

Трудовой договор может не содержать упоминания о должностной инструкции. В таком случае, должностная инструкция вводится на предприятии отдельным приказом либо распоряжением руководителя. При соблюдении процедуры ознакомления и отсутствии изменений в трудовой функции работника по сравнению с указанной в трудовом договоре, она становится обязательной для работника.

Каких ошибок необходимо избежать при работе с должностными инструкциями?

Формальный подход - это самая распространенная ошибка со стороны работодателей. Инструкции разрабатываются по устаревшим шаблонам и формам, без должного внимания к содержательной части документа и его прикладному характеру..

Включение в перечень обязанностей «распоряжения руководителей, не предусмотренные должностной инструкцией». Такое положение, с большой вероятностью, не будет признано судом соответствующим закону.

Дублирование. Должностные инструкции разрабатываются бессистемно, процесс согласования не соблюдается, в связи, с чем должностные обязанности отдельных сотрудников пересекаются, положения инструкций противоречат друг другу, имеют двойное толкование.

Нарушается порядок внесения изменений. Не соблюдается порядок изменения должностной инструкции в процессе трудовой деятельности работника: не предоставляется двухмесячный срок для ее ознакомления, отсутствует документально зафиксированный диалог между работником и работодателем по поводу вносимых изменений, отсутствуют подписи сторон, нарушается процедура ознакомления с инструкцией при переводе и перемещении работника, совместительстве.

Судебная практика

Должностная инструкция часто оказывается основным, существенным письменным доказательством тех или иных обстоятельств по судебным делам:

О признании увольнения незаконным, восстановлении на работе и компенсации морального вреда (установление факта нарушения трудовых обязанностей, неоднократного неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание;

О признании должностной инструкции не соответствующей трудовому договору, незаконной (установление факта изменения трудовой функции работника либо отсутствия таких изменений).

О признании гражданско-правового договора с физическим лицом трудовым.

О включении отработанного времени в специальный стаж, дающий право на досрочное назначение пенсии по старости (определяется спорный период, когда сотрудник работал в должности тождественной выполняемым функциям).

О нарушении работником или работодателем требований по охране труда.