Меня зовут Щербаков Сергей, я из города Новосибирска. В течение последних шести лет активно занимаюсь организацией праздников для людей, имею собственное агентство «Юбилей». Направление деятельности бизнеса – организация выступлений различных артистов, поиск ведущих, прокат автомобилей (ретро, лимузинов), заказ услуг в СМИ, организация корпоративных и детских праздников.
В общем, мое агентство проводит любые организационные мероприятия, которые связаны с теми или иными событиями в жизни клиентов.
- Мои первоначальные затраты на бизнес – от 500 000 рублей;
- Персонал – 5 человек;
- Ежемесячный доход – от 1 миллиона рублей.
Чем занимается агентство?
Ваша задача – организация праздников для людей и решение всех вопросов, касающихся оформления. Конечная цель – сделать так, чтобы заказчик и гости остались довольными от проведенного мероприятия.
Хорошее агентство должно организовывать юбилеи, свадьбы, дни рождения, детские праздники, семинары, презентации, различные вечеринки, корпоративы и так далее.
В общем, спектр работы огромен и требует креативного мышления от сотрудников и неисчерпаемой энергии от вас, как руководителя и владельца.
Как открыть успешное event агентство
Каковы особенности бизнеса?
Чтобы продержаться на плаву, необходимо иметь хотя бы 2-3 заказа в месяц. Следовательно, на начальном этапе не требуется нанимать большой штат.
Лучше найти нескольких ясно мыслящих людей, которые умеют организовывать праздники и знают, как это делать. Естественно, полет фантазии важно уметь укладывать в финансовые рамки заказчика.
Если заказчик не ограничен финансами, то можно устраивать экстремальные развлечения, к примеру, прыжки с парашютом. Большой популярностью пользуются различные соревнования, поэтому необходимо подготовить базу вариантов и набраться опыта у уже действующих агентств.
Вы должны понимать, что охватить все направления на начальном этапе будет сложно, поэтому лучше заняться чем-то одним, к примеру, днями рождения, детскими праздниками или свадьбами.
Бизнес-план организации праздников
Без наличия у начинающего предпринимателя бизнес-плана стартовать в бизнесе – глупо и чревато разорением еще на старте. Рекомендуем вам создать свой бизнес-план, прежде чем вы стартуете.
Кстати для этого совсем не обязательно тратить большие деньги. Достаточно купить недорогой шаблон и за небольшие деньги переработать его в полном соответствии со своими требованиями:
Как оформиться?
Если вы планируете работать серьезно и долго, то оформление ИП обязательно. При выборе кодов ОКВЭД отдавайте предпочтение двум – 92.72 и 92.3.
Именно они включают в себя различные виды деятельности, связанные с организацией праздников. Как правило, для получения статуса индивидуального предпринимателя от вас требуется заполнение необходимой формы и выплата государственной пошлины.
Затраты здесь небольшие, поэтому отмечать их отдельным пунктом не стоит. В случае если вы планируете создать бизнес вместе с партнерами, то необходимо выбирать более серьезную форму – ООО.
В этом случае затраты на оформление будут намного выше, да и с бумагами придется побегать.
Общие затраты на регистрацию могут составить от 30 тысяч рублей.
Что касается лицензии, то в случае с агентством по организации праздников без нее можно обойтись.
Открыть агентство по организации праздников правильно!
Нужно ли помещение?
Здесь у вас есть два варианта:
- работать вообще без офиса. В такой ситуации можно общаться с заказчиками по телефону, а затем назначать встречу где-нибудь в парке, кафе, приходить на дом и там обговаривать условия. Преимущество такого способа – экономия на аренде офиса.
Недостаток – недоверие со стороны более перспективных клиентов. В такой ситуации люди будут бояться обмана.
- арендовать небольшое помещение.
Этот вариант является наиболее перспективным.
Затраты будут небольшие, но зато фирма получит свой юридический адрес и будет выглядеть более солидно в глазах клиента.
Оптимальное расположение – ближе к центральной части города.
Возле входа в помещение должна быть парковка для автомобилей и остановка общественного транспорта.
Если с деньгами с туго, то выбирайте первый вариант.
В случае, когда финансовые возможности имеются, то экономить не стоит – арендуйте помещение и красочно его оформите.
Большое значение имеет и вывеска на входе – она должна быть креатинов и свидетельствовать о направлении деятельности вашего бизнеса.
Особое внимание уделите отделке внутреннего убранства. Хороший вариант – развесить в помещении фотографии с уже проведенных праздников, где запечатлены счастливые клиенты (это отлично работает).
Площадь помещения должна быть 40-50 квадратных метров. Обязательно наличие приемной, комнат для персонала и переговоров с клиентами. В офисе должен быть санузел и склад, где будет содержаться различный инвентарь для бизнеса, аппаратура, оборудование и прочие необходимые вещи.
Средние затраты на аренду помещения – от 30 000 рублей в месяц.
Ремонтные работы – от 200 000 рублей.
Кого нанимать в персонал?
Количество работников напрямую зависит от направления деятельности компании и объема предоставляемых услуги.
При этом есть три варианта развития бизнеса:
1. Ваше агентство самостоятельно планирует и организовывает праздники. В этом случае придется нанимать большой штат людей – диджеев, фокусников, музыкантов, пиротехников, флористов, организаторов огненных шоу, певцов, фотографов, видеооператоров и прочих специалистов.
Такой вариант хорош, но требует больших затрат на оплату труда, поэтому подойдет для крупной и уже ставшей на ноги компании.
2. Свои сотрудники отсутствуют. При появлении заказа осуществляется поиск подрядчиков по направлению. Этот вариант является наиболее перспективным и выгодным для начинающих предпринимателей.
Большой плюс – возможность сэкономить на зарплате многочисленному персоналу. Минус – постоянные проблемы с поиском подрядчика. При этом рассчитывать на большие прибыли в этом случае весьма сложно, ведь за услуги подрядчиков приходится расплачиваться со своего кармана.
Еще один недостаток – высокий риск нарваться на людей с низким профессиональным уровнем. В итоге пострадает ваша репутация.
Как начать свой event-бизнес без денег
3. Смешанный вариант.
В этом случае вы имеете определенный штат наиболее «универсальных» сотрудников и нанимаете недостающих людей по факту необходимости. Именно этот подход считается наиболее перспективным.
Из персонала понадобится – менеджер по продажам. Задача этого человека – принимать заказы по телефону и заинтересовывать потенциальных клиентов. Кроме этого, понадобиться водитель на служебный автомобиль и несколько шоуменов (ведущих). В общей сложности может хватить 4-5 человек.
Большая проблема – поиск креативных людей. Побывайте на различных местных праздниках, присмотритесь к ведущим, дайте объявление в газете на поиск сотрудников и проведите собеседования.
При этом учтите, что оплата труда во многом зависит от квалификации и опыта шоумена. Квалифицированный сотрудник может потребовать заработную плату от 40-50 тысяч рублей в месяц.
Средние затраты на оплату труда составляют от 150 000 рублей.
Таблица №1. Потенциал потребителей предприятий по организации праздников в России
Какое необходимо оборудование?
Еще одна важная статья расходов – покупка необходимого оборудования. Здесь сложно дать четкие рекомендации – многое снова-таки зависит от направления вашей деятельности.
К наиболее важному оборудованию можно отнести: телевизор, двд плеер, гелиевый баллон, компьютер (ноутбук), усилитель. Кроме этого, может понадобиться акустическая система, микшер, цветомузыка и микрофон.
Но это не значит, что вы должны сразу идти в магазин и покупать весь перечень. Лучше всего покупать оборудование по мере необходимости и по факту подготовки к тому или иному мероприятию. Что касается офиса, то его необходимо обставить сразу.
Общие затраты на покупку оборудования – от 300 тысяч рублей.
Как разрекламировать свою компанию?
Чтобы получить новых клиентов, о себе необходимо заявить во весь голос. Ваша задача – провести грамотную рекламную компанию.
Направление деятельности должно быть следующим:
- создайте собственный логотип (он должен быть запоминающимся и ярким;
- обзвоните потенциальных заказчиков (небольшие и средние организации). Это актуально делать за несколько месяцев до начала новогодних праздников;
- создайте качественный сайт и не экономьте денег на его раскрутку. На портале должна быть вся информация о предоставляемых услугах и расценки компании. Очень важно большое количество фотографий с проведенных мероприятий и описание преимуществ сотрудничества именно с вами;
- обязательно уделите внимание наружной рекламе и объявлениям в транспорте.
Таблица №2. Прирост участников рынка индустрии развлечений в России
Есть ли риски?
В данном виде бизнеса есть свои риски – долгая окупаемость первоначальных вложений, высокий уровень расходов на оплату труда сотрудников и закупку оборудования, нестабильность рынка развлечений.
Будьте готовы к тому, что первое время вообще не будет работы. Но если зарекомендовать себя с первыми клиентами, то бизнес обязательно пойдет в рост.
Финансовые итоги:
Итак, теперь можно подводить некоторые итоги бизнеса:
- оформление документов – от 30 000 рублей;
- аренда помещения – от 30 000 рублей в месяц;
- ремонт – от 200 000 рублей;
- оплата труда персонала – от 150 000 рублей;
- покупка оборудования – от 300 000 рублей;
- реклама – от 40 000 работ.
После появления стабильных заказов месячный доход может составлять от 700 000 рублей.
Вывод
Бизнес на организации праздников может быть прибыльным. Главное – подобрать хороший коллектив и наработать клиентскую базу. При этом на начальном этапе от вас потребуются определенные капитальные вложения – от 500 000 рублей.
Что нужно, чтобы устроить отличный незабываемый праздник? Когда-то считалось, что стола с закусками и напитками вполне достаточно, но сегодня ситуация изменилась. Теперь обычного застолья мало – чтобы праздник удался, нужно придумать что-то феерическое – с представлением, конкурсами и зажигательным весельем. А потому все чаще проведение свадеб, корпоративных вечеринок и даже презентаций частично или полностью поручают специализированным агентствам. Веселье и хорошее настроение вполне могут приносить прибыль, так что есть смысл в деталях разобраться, как открыть агентство праздников.
Каким будет ваше агентство?
Первое, что нужно сделать, – это определиться с тем, какова будет специализация вашего предприятия. Детские и семейные праздники, свадьбы, корпоративные мероприятия – охватить все и сразу будет довольно сложно. Хотя если у вас достаточный опыт в этой сфере, большой штат и есть финансовые возможности для реализации разных проектов, можно открыть и агентство широкого профиля.
Оформляем документы
Чтобы открыть агентство по организации праздников, лучше всего выбрать регистрацию в качестве ИП – таким образом вести бухгалтерию гораздо проще. ОКВЭД в этом случае нужно выбирать 92.3 и 92.72 – этими кодами обозначаются все виды деятельности, которые понадобятся при проведении праздников, торжеств и вечеринок.
Лицензия ивент-агентству не нужна, так что, пройдя несложную процедуру регистрации, можно сразу приступать к работе.
Помещение и оборудование: что потребуется
Чтобы обойтись минимумом вложений, некоторые агентства начинают работу и поиск заказов, не имея помещения – собственного или арендованного. Встречи с потенциальными клиентами в этом случае назначаются, например, в кафе. Трудно назвать это удачным решением: солидные клиенты вряд ли обратятся в такую организацию, а значит, на высокие заработки можно не рассчитывать.
Снять помещение под офис и должным образом его оформить – это первое, что нужно сделать, начиная бизнес развлечений. Причем расположить офис желательно в престижном районе, а к его оформлению подойти с известной долей фантазии. Дизайнерская отделка, фотографии с удачно проведенных мероприятий, оборудование для просмотра слайдов и видеозаписей – все это будет свидетельствовать о профессионализме.
Офис может быть и небольшим – достаточно переговорной комнаты для встреч с клиентами и офиса, в котором будут работать менеджеры. Кроме этого понадобится склад, где можно хранить костюмы, оборудование и реквизит (со временем он станет довольно большим), но совмещать его с офисом вовсе необязательно: можно найти помещение подешевле.
Агентству праздников очень важно обзавестись собственным транспортом – микроавтобусом или мини-вэном. Нанимать автомобиль всякий раз, когда он понадобится, будет довольно накладно.
Персонал агентства
Для начала бизнеса по организации праздников вам понадобится два специалиста – менеджер по продажам (он будет заниматься рекламой фирмы и поиском клиентов) и креативный менеджер (тот, кто будет отвечать за творческую часть процесса: писать сценарии, генерировать идеи, разрабатывать концепции). Если одну из этих функций вы планируете выполнять самостоятельно, на первых порах это поможет снизить затраты, но делать это следует лишь в том случае, если вы не сомневаетесь в своем профессионализме и имеете соответствующий опыт, если же нет – лучше доверить эти вопросы тем, кто справится с ними на должном уровне.
Еще вашему агентству понадобится конферансье (тамада) и водитель (если у вас нет автомобиля – можно искать водителя со своим транспортом, это обойдется несколько дороже).
Остальные сотрудники могут быть внештатными, но для начала работы вам понадобится солидная база творческих коллективов и артистов, которых вы при необходимости можете привлечь к участию в своих проектах. Это могут быть:
- диджеи,
- музыканты,
- певцы или музыкальные группы,
- цирковые артисты: клоуны, акробаты, фокусники, жонглеры и т.д.,
- организаторы огненного шоу,
- танцевальные коллективы или танцовщицы экзотических танцев,
- пиротехники.
Кроме того вашему агентству могут понадобиться:
- декораторы,
- флористы,
- фотографы,
- видеооператоры.
Реклама агентства
Со временем хорошую рекламу агентству сделают довольные клиенты: люди обычно делятся впечатлениями от праздников – свадеб, юбилеев, корпоративов. Они выкладывают в Сеть видео и фотографии и с удовольствием отвечают на расспросы, рассказывая, куда обращались и во сколько это удовольствие обошлось. Так что просто делать свою работу на «отлично» - это уже неплохая рекламная стратегия.
Однако на первых порах придется позаботиться о том, чтобы вас заметили. Для этого подойдут самые разные виды рекламы – визитки и буклеты, объявления на местном радио и телевидении.
Важная часть рекламной кампании – создание сайта вашего агентства. Все чаще потенциальные потребители услуг ищут подходящего исполнителя в интернете и это нужно иметь в виду. Сайт агентства праздников, как и офис, должен быть ярким, интересным и привлекающим внимание. На нем должна быть подробная информация об услугах, которые вы предлагаете, координаты компании в «офлайне» и обязательно форма обратной связи с возможностью заказать звонок менеджера.
Еще один способ сообщить о себе клиентам – дать рекламу в популярных группах и сообществах в соцсетях (разумеется, не в любых группах, а только в тех, что имеют отношение к вашему населенному пункту).
Доходы и расходы
Чтобы точно представлять грядущие расходы, прежде чем приступить к организации праздников, понадобится составить подробный бизнес-план с учетом ситуации в вашем населенном пункте. Для этого нужно будет изучить насыщенность рынка, спрос и возможности для роста.
По приблизительным подсчетам на покупку реквизита и аппаратуры понадобится порядка 200 тысяч рублей (если брать оборудование в аренду, первоначальные вложения могут быть меньше, но это не очень удобно и гораздо менее выгодно, так что его лучше все-таки купить).
Порядка 20–25 тысяч будет стоить аренда офиса, оплата работы постоянных сотрудников составит около 60–90 тысяч ежемесячно. Остальным участников проекта можно платить определенную долю от оплаты праздников, в которых они участвуют.
Если в первые месяцы работы агентства заказов будет не так уж много (2–3 заказа по 50 тыс. рублей), а затем их количество и стоимость увеличится (6–8 заказов по 70–80 тыс.), агентство может окупиться уже за несколько месяцев – год.
Чтобы начать процветающее дело, нужно найти сферу, которая на данный момент наиболее востребована.
Именно к таким относится агентство по организации праздников. Это оригинальный и выгодный бизнес, который активно развивается на современном рынке.С чего начать деятельность в такой сфере?
Официальная регистрация
Пожалуй, трудно представить занятие более интересное, чем организация праздников. Бизнес-план такого дела начинается с расходов на получение официальных документов, дающих разрешение на ведение деятельности. Прежде всего, необходимо зарегистрироваться в качестве юридического лица или предпринимателя (на выбор).
Чтобы определиться с формой хозяйствующего субъекта, проконсультируйтесь с квалифицированным юристом. Например, выбирая ООО, можно будет включить в бумаги учредителей-партнеров, которые вложили равную долю инвестиций. Форма ПБОЮЛ не требует таких учредителей.
Базовые документы для регистрации предприятия включают в себя устав, заявление в регистрирующий орган, для ООО дополнительно потребуется предоставить данные об учредителях и информацию о их заседании. Также нужно заплатить государственную пошлину. Процедура регистрации осуществляется в налоговой службе, в фондах социального и обязательного медицинского страхования.
Выбор помещения
Перед тем как создать агентство по организации праздников, нужно определиться с местом офисного помещения. Именно там клиенты будут оформлять заказ, приходить для знакомства с портфолио и актерами, общаться с директором фирмы. В качестве такой территории можно использовать как специально оформленную квартиру, так и арендованный офис.
Размещаться фирма может где угодно, но клиентам намного удобнее, если она будет находиться неподалеку от центра и непосредственно от мест, где и будет проходить организация праздников. Бизнес-план должен учитывать расходы на аренду, которые могут оказаться чуть выше, чем при использовании помещения в спальном районе. Зато в центральной части города будет гораздо более плотный поток людей, а значит, количество потенциальных клиентов будет выше, что позволит оправдать расходы.
Рекламное продвижение
Открывая агентство по организации праздников, необходимо сразу же продумать рекламу. Стоит разработать рекламные буклеты, которые можно будет распространять по почтовым ящикам, оставлять в магазинах, салонах красоты, кафе и ресторанах.
Кроме того, нужно сделать визитки, расклеить по городу афиши и продумать праздник, посвященный открытию, на котором потенциальные клиенты сразу же смогут убедиться в высоком уровне качества предоставляемых услуг. Без всех этих мер бизнес может столкнуться с периодом простоя в первые недели своего существования.
Набор сотрудников
С чего начать бизнес по организации праздников? Еще одним пунктом является подбор работников. Это должны быть талантливые артисты разных направлений, например, клоун, певец, театральный актер. Кроме того, потребуется автор сценариев, который будет придумывать тексты для праздников, учитывая запросы и пожелания клиентов.
Часть примерных работ нужно создать заранее, чтобы посетители могли ознакомиться с ними и убедиться, что им подходит подобная стилистика. Потребуется костюмер, который будет ухаживать за сценическими нарядами, возможно, и шить новые. Нужен будет и гример, и секретарь, и менеджер. На стартовом этапе, когда агентство по организации праздников еще не пользуется большим спросом, один и тот же человек может отвечать за разные сферы деятельности. Например, костюмер вполне может быть ответственным за грим.
Список предоставляемых услуг
Готовый бизнес-план организации праздников должен включать в себя описание мероприятий, которые будет проводить компания, а также их предполагаемую стоимость. Среднестатистическое агентство предлагает своим клиентам проведение детских праздников, например, утренников, организует вечеринки для частных лиц, осуществляет планирование вечеров досуга, а также семинаров и конференций.
Для каждого из таких предложений должен быть готовый сценарий «под ключ», по которому клиенты смогут судить о примерном ходе событий на заказанном ими мероприятии, и список актеров или аниматоров с их фотографиями. По возможности заказчик должен познакомиться и пообщаться с ними заранее.
Что потребуется для офиса?
Офисного оборудования может быть совсем немного. Для успешного ведения дел достаточно будет нескольких компьютеров с подключением к сети интернет, а также факса и ксерокса. В офисе можно разместить менеджеров, которые будут заниматься работой с клиентской базой.
Для организации праздников и мероприятий потребуется такое оборудование, как проекторы, проекционные экраны, монтажные сценические конструкции, а также автомобиль. Кроме того, нельзя будет обойтись без аудио- и видеоаппаратуры, например, микрофонов, усилителей, колонок. Все это можно взять на первое время напрокат или приобрести подержанный товар.
Возможности партнерства
Чтобы снизить расходы в первые месяцы деятельности, а также получить возможность бесплатного источника рекламы, попробуйте найти фирму для партнерских отношений.
Идеально подойдет компания, которая работает над украшением помещений и залов для праздников и тематических вечеринок. Такое партнерство позволит сэкономить средства при небольшом стартовом капитале.
Клиенты смогут заказывать сразу пакет услуг, что удобно и для них, и для вас. А если компания-партнер уже зарекомендовала себя на рынке, для вашей фирмы это будет дополнительным стимулом к успеху. Размещая на визитках, рекламных буклетах и интернет-сайтах информацию о услугах партнерского предприятия, вы сможете распространять сведения о своем агентстве среди внушительного количества потенциальных заказчиков совершенно бесплатно.
Нанимая людей, не стоит пытаться сэкономить. Недовольный коллектив вполне может развалиться, так как эта сфера деятельности благоприятна для фрилансеров, и многие актеры без проблем найдут себе работу. Для этого совсем не требуется агентство по проведению праздников.
Бизнес-план можно урезать в расходах на аренду или на полиграфию, но кадры не должны страдать ни в коем случае, только так вы сможете создать крепкий и дружный коллектив. Проще относитесь к некоторым рабочим моментам, ведь сотрудничество с творческими людьми не предполагает строгого распорядка. Незапланированные ситуации будут возникать постоянно, без этого не обходится никакая организация праздников.
Бизнес-план должен позволять отступления и нововведения именно с учетом такой особенности данной сферы предпринимательства. Будьте готовы к необходимости постоянных инвестиций, на первом этапе они просто необходимы для роста вашего дела. Постарайтесь научиться мыслить креативно, чтобы справляться с сезонным спросом. Открывайте новые направления, ищите корпоративных клиентов.
Только не надо хвататься за все дела сразу, лучше идеально прорабатывать один сценарий за другим. Корпоративные тренинги и частные мероприятия – отдельная бизнес-идея. Организация праздников для таких клиентов ведет в мир большой прибыли. Попасть в него недостаточно, нужно постоянно придумывать и удивлять. Можно сказать, что бизнес этот очень сложный, но и захватывающий одновременно.
Работа с клиентами
Чтобы поддерживать свое дело на плаву, недостаточно идеально проводить оформление праздников. Бизнес-план должен включать расходы на сайт, который будет создан с привлечением профессионалов. Эта виртуальная страница будет наглядным представлением креатива, на который способно ваше агентство, поэтому недооценивать ее значение категорически нельзя.
Кроме того, для постоянного роста количества клиентов необходимо осуществлять так называемые горячие звонки: сотрудники фирмы должны привлекать людей на тематических акциях и выставках, распространять визитки, а потом звонить после предварительного знакомства. Для постоянных клиентов следует продумать возможность скидочных программ и проведение специальных вечеринок.
Мелочей в этом быть не может, важно нестандартно подходить к общению со всеми типами заказчиков. Подарки к праздникам, видеопрезентации сценариев – все маркетинговые методы будут хороши для привлечения внимания именно к вашему агентству и для выделения его среди всех прочих.
Расходы на начало деятельности
Для старта потребуется не так уж много денег, достаточно будет суммы в пять тысяч долларов. Часть этих средств уйдет на зарплату сотрудников, другую придется потратить на костюмы, косметику и оборудование. Третья часть будет направлена на аренду помещения.
Если средства позволяют, его можно и приобрести, но такие расходы уже не входят в план бюджетного старта. Не лишним окажется ноутбук, на котором можно будет демонстрировать клиентам видеозаписи с уже проведенных компанией мероприятий.
Купив все вышеописанное, можно с уверенностью начинать работу в сфере организации праздников. Если в вас есть творческое начало и вы смогли найти свой собственный креативный подход, прибыль не замедлит появиться, оправдывая все, что было затрачено на агентство в первые месяцы его существования.
Открывать бизнес в сфере развлечений можно человеку, который поработал в нем хотя бы несколько лет и изучил особенности организации праздников. Это очень специфическое направление. В праздничном веселье клиенту незаметны подготовительные моменты и трудности организации, все кажется простым и легким в исполнении – так и должно быть. Лишь профессионал знает, какие усилия прилагаются для создания праздника.
Изучите спрос в своем городе, составьте подробный и реальный бизнес-план. Продумайте логистику и менеджмент до мелочей. Заранее наработайте клиентскую базу.
Основные риски
Несмотря на любовь к праздникам и развлечениям, жители нашей страны пока не привыкли оплачивать услуги профессиональных развлекательных агентств. Это направление перспективно и скоро люди будут доверять организацию праздников профессионалам. Но на старте вам необходимо серьезно потрудиться для достижения успеха.
Конкуренция существует, но не местные агентства и музыканты являются вашими главными соперниками. Телевизионные шоу, шикарные концерты звезд – вот с чем будут сравнивать клиенты ваши представления. Выиграть сражение можно лишь с уникальными, живыми и качественными программами, идеальной организацией и стремлением угодить клиентам во всем.
Праздники – это обилие спиртных напитков. Острые ситуации будут возникать регулярно. Продумайте линию поведения и ни в коем случае не теряйте самообладания.
“Пошаговая инструкция, как открыть агенство праздников”
Местоположение
Офис в центре города – это престижно, но аренда подобного помещения будет и стоить немало. Где можно разместиться с минимальными затратами?
Заключить договор с рестораном, клубом или кафе на предоставление развлекательной программы. Взамен вы получаете бесплатное помещение, новых клиентов из посетителей заведения.
Снять небольшое и дешевое помещение в спальном районе и назначать потенциальным клиентам встречу на территории запланированного праздника. Так вы сразу изучите обстановку и сможете быстрее приступить к планированию торжества.
При отсутствии достойного офиса на первоначальном этапе с клиентами можно встречаться и у себя дома. Но у вас должен быть отдельный кабинет, члены семьи ни в коем случае не должны отвлекать вас во время общения с клиентами.
После получения первых прибылей постарайтесь все же найти помещение. Особых санитарных требований офис развлекательного агентства не требует, но комфорт, креативное оформление, фотографии праздников и отзывы благодарных клиентов обязательны.
Оборудование
Специфика бизнеса такова, что вам придется очень много передвигаться. Транспортировка аппаратуры и реквизита, артистов, гостей, мебели, недостающего спиртного, угощения, цветов и прочих вещей, о которых вы на данный момент даже не подозреваете, требует наличия транспорта. Легковой автомобиль для такой работы не подходит, необходим бус. Не можете приобрести автомобиль – заключайте договор аренды или сотрудничества с транспортной фирмой.
Яркий, красочный и разнообразный реквизит необходим в неограниченных количествах. Должен ли он быть дорогим? Не обязательно. В магазинах секонд-хенд, комиссионках, на распродажах и в сувенирных лавках очень самобытные вещи можно приобрести за копейки. Опытные работники развлекательной сферы регулярно и целенаправленно совершают обходы подобных торговых заведений. Не обязательно искать реквизит под определенный конкурс, часто оригинальная или смешная вещь подсказывает артисту интересный номер. Заведите знакомства с руководителями мастерских пошива костюмов, специализированных магазинов или местных театров, у которых можно взять костюмы и реквизит в аренду.
Самых серьезных вложений потребует звуковая аппаратура. От качества и силы звука зависит очень много, и экономить на оборудовании нельзя. Минимальный комплект выглядит следующим образом:
- Колонки
- Усилитель
- Пульт
- Микрофон
- Комплект звуковых шнуров
- Два ноутбука
Минимальная стоимость подобного комплекта составляет около 150 000 рублей. Его мощности хватит для небольшого зала и организации праздника на 50-200 человек. Для проведения мероприятия на свежем воздухе необходима более мощная и дорогая аппаратура.
Как можно решить проблему нехватки средств на аппаратуру? Ни в коем случае не покупайте дешевую – из-за низкого качества она подведет вас в самый ответственный момент. Отказ аппаратуры во время праздника поставит крест на вашем агентстве. Предложений по аренде звуковой аппаратуры и осветительных приборов очень много. Подобные услуги предоставляют специализированные магазины, музыкальные студии. Можно приобрести минимальный комплект оборудования по лизинговому договору.
Кадры
Если вы решили открыть развлекательное агентство, значит, уже знакомы или работаете с талантливыми конферансье и музыкантами. Но искать сотрудников все же придется.
При наличии собственного автомобиля вам нужен водитель. На эту должность следует искать творческого человека. Водитель будет общаться с клиентами, помогать в организации и по необходимости участвовать в развлечениях.
Менеджер также необходим. Этот человек обязан ориентироваться во всех составляющих и тонкостях сферы развлечений. Также, он должен быть немножко психологом, ведь после нескольких минут разговора с потенциальными клиентами менеджер должен почувствовать, чего хочет заказчик и предлагать ему идеи в правильном направлении. Унылый и деловой стиль общения в сфере развлечений недопустим. Вы продаете людям положительные эмоции, а значит, менеджер должен быть доброжелательным, творческим и веселым человеком.
В штате постоянных сотрудников может быть тамада или конферансье, ди-джей или команда музыкантов. Если вы способны платить этим людям достойные зарплаты, не скупитесь.
Возможен вариант с приглашением фрилансеров. Для этого следует посещать популярные развлекательные заведения, культурные мероприятия, выступления театральных студий и концерты молодых музыкантов. Знакомьтесь с начинающими талантами, предлагайте свою помощь в поиске заработка, создавайте портфолио и предлагайте клиентам программы с их участием.
В работе с творческими людьми легких путей и простых решений ожидать не следует. Сколько бы вы ни платили своим сотрудникам, срывы из-за творческих кризисов, капризы и появление на работе в нетрезвом состоянии будут обязательно. Крайне важно соблюдать разумный баланс в работе с людьми. Слишком жестко реагировать нельзя, ведь эмоциональность, непостоянство и ранимость – естественные черты творческого человека. Но вы не можете терять контроль над ситуацией, ведь обязательства перед клиентами необходимо выполнять независимо от обстоятельств. Каждая внештатная ситуация будет решаться индивидуально, и наличие предварительных договоров с максимально широким кругом артистов поможет выйти из любых затруднений с честью.
Документы и лицензии
Для работы в сфере развлечений на старте достаточно оформить ИП. Выберите код ОКВЭД 92.3 и 92.72 – это позволит охватить весь спектр услуг, связанных с организацией праздников.
Опытные руководители развлекательных агентств рекомендуют оформлять документы после того, как вы обзаведетесь хотя бы минимальным количеством клиентов и получите заказы на первые праздники. Период от начала организации агенства до первой вечеринки или свадебного торжества может растянуться на неопределенный срок. Прибыль вы получать не будете, а налоги придется платить.
Маркетинг
Начиная с небольшим стартовым капиталом, вы не сможете охватить все направления развлечений. Лучше сосредоточиться на узкой специализации, например, детские праздники или свадьбы. Возможно, ваша ниша – корпоративные мероприятия. Постепенно вы сможете расширять количество предложений.
Без сайта агентства рассчитывать на успех наивно. Ваш сайт должен быть популярным, интересным и качественным. Здесь можно размещать не только объявления, но и портфолио из реализованных проектов, информировать о новинках, мировых культурных событиях и мероприятиях города, знакомить с талантливой молодежью и организовывать конкурсы.
Сарафанное радио в этой сфере не теряет эффективности. Довольный клиент обязательно поделится вашим телефоном с друзьями и знакомыми.
Резюме
Агентство праздников может стать очень успешным бизнесом, но вы должны продумать все риски и сделать все, чтобы избежать их. Сфера развлечений непредсказуема и специфична – готовьтесь к необходимости проявлять гибкость и решать нестандартные задачи.
В этой статье мы расскажем об основных моментах организации праздничного агентства.
Несмотря на то что в сфере по предоставлению event услуг конкуренция не так высока, как в других обслуживающих отраслях, тщательное исследование рынка обязательно нужно провести.
Требуется выяснить, какие услуги пользуются наибольшим спросом , и насколько этот спрос удовлетворяют имеющиеся компании. Следует узнать, в каких направлениях работают конкуренты, какие районы охватывают и насколько уверенно себя чувствуют. Лишь после выяснения и анализа всех деталей, следует .
Предоставляемые услуги
Крупные агентства по организации праздников предоставляют услуги разных направлений:
- проведение дней рождений и юбилеев;
- организация свадеб;
- подготовка корпоративов;
- сопровождение массовых торжеств и гуляний;
- проведение утренников для детей, выпускных вечеров и прочих мероприятий в общественных организациях.
На этапе открытия охватить все сферы сложно, поэтому разбрасываться не стоит, а лучше сосредоточиться на одной или двух из них, наиболее интересных.
Организационные вопросы
Перед началом работы необходимо зарегистрироваться в налоговой инспекции в качестве предпринимателя или создать собственную фирму (ИП или ООО).
Оформить ИП гораздо проще, к тому же и налогов частник платит меньше, поэтому при начале работы стоит остановиться на этом варианте. Однако по мере развития бизнеса, скорее всего, придется открывать и фирму (ООО), так как большинство организаций предпочитает работать с солидными юридическими лицами.
Аренда офиса
Для офиса молодого праздничного агентства можно снять одну-две комнаты в бизнес-центре общей площадью до 30 м. кв.
Основная задача офиса – произвести впечатление на потенциальных клиентов, поэтому и оформить его следует соответствующим образом .
Фотографии с мероприятий, отзывы заказчиков, красочные буклеты с примерами организации и планами вечеринок – все это обязательно должно быть на виду .
Часть офисного помещения можно приспособить под хранение реквизита, а оригинальное оформление импровизированного «склада» также можно использовать в качестве рекламы.
Реквизит и персонал
Реквизита для проведения праздников нужно много: костюмы и приспособления для конкурсов, материалы для оформления, музыкальные инструменты, фото- и видео оборудование и т. д. Обеспечить покупку всего и сразу нереально, поэтому приобрести можно лишь самое необходимое , а все остальное брать в прокат или аренду на время мероприятий.
На начальном этапе собственными могут быть лишь расходные материалы (краски, шарики, ленты конфетти и т. д.), да предметы для украшения залов.
Наличие большого штата собственных сотрудников также не является насущной необходимостью.
Аниматоров, музыкантов и ведущих можно приглашать по мере необходимости, заключая с ними разовые трудовые договора. Обязательной штатной единицей должен стать лишь секретарь-менеджер, умеющий хорошо общаться с клиентами .
Реклама
– основной двигатель в сфере шоу-услуг. Рекламировать собственное агентство нужно постоянно и по нескольким направлениям:
- печать и распространение визиток и буклетов;
- размещение рекламных объявлений в газетах, тематических журналах;
- создание и продвижение собственного сайта и группы в соц. сетях;
- размещение рекламных баннеров на популярных ресурсах в интернете;
- привлекательная наружная реклама на улице.
Прибыльность event агентства
Учитывать необходимо и сезонность бизнеса , ведь спрос на праздничные услуги повышается в период традиционных праздников и общественных торжеств.
Event агентство, как не принесет быстрой окупаемости, ведь только на раскрутку фирмы и получение ею положительного имиджа потребуется около года .
Относительно стабильный доход агентство начнет приносить лишь на втором-третьем году существования. Чистая прибыль среднего предприятия в этой отрасли – 200-300 тыс. рублей в месяц.
