Использование шаблонов коммерческих предложений и договоров

Часть 1: Инициатор внесений условий в ERP

Для планирования новых условий продаж с дистрибьюторами и сетями используется документ "Коммерческое предложение".

Порядок оформления документа следующий:

01 Открываем "Продажи" - "Коммерческие предложения клиентам" - создаем новое КП через кнопку "Создать".

Документ "Коммерческое предложение" формируется для каждого клиента по кварталам (максимальный период – 1 календарный год, т.е. вы можете согласовывать условия на: квартал, полугодие, год!). При вводе нового документа, необходимо заполнить две вкладки – "Основное" и "Условия предоставления".

02 На вкладке "Основное" указывается основная информация о периоде и партнере (дистрибьюторе или сети):

• Срок действия – указывается конечная дата квартала/полугодия/года, на который производится ввод условий продаж;
• Дата коммерческого предложения – указывается начальная дата квартала, на который производится ввод условий продаж;
• Клиент, для которого производится ввод нового условия продаж;
• Соглашение – указывается типовое соглашение с клиентом из условия предоставления отсрочки по оплате.

03 На вкладке "Условия предоставления" указывается информация по планируемым условиям продаж и предоставлении скидок клиентам по 5 основным группам: перчатки, повязки, презервативы, Silkofix и прочее. Так же на этой вкладке происходит расчет маржи. Для заполнения этой вкладки, необходимо: В меню перед табличной частью нажать кнопку "Добавить":

• Задать планируемую выручку по группе (Plan PS);
• Указать предоставляемую скидку в цене;
• Указать предоставляемую скидку в кредит-ноте (дополнительные условия скидки, например за скорую по срокам оплату);
• NR (NetRevenue): чистая выручка (денежные средства, полученные от продажи товара и услуги), рассчитается автоматически;
• Задать процент плановой маржи (Plan GM (%));
• Себестоимость и плановая маржа (Plan GM) рассчитаются автоматически, согласно введенным параметрам.

04 После того, как ввели всю информацию, по всем группам, необходимо "Провести документ". Документ должен проводиться в статусе "Не согласовано" (статус "Действует" установится автоматически после согласования):

05 После того, как документ сформирован и проведен, его необходимо согласовать. Не согласованный документ не имеет действия. Для согласования документа необходимо: Открыть нужный документ. В открытом документе нажать кнопку "Ввести на основании" и выбрать пункт "Задание":

06 В появившейся форме старта процесса согласования можно указать сопроводительный текст, после чего необходимо нажать кнопку "Стартовать и закрыть":

На маршрут согласования коммерческого предложение влияет отклонения от стандартных условий продаж. В случае, если отклонения нет, то коммерческое предложение согласует только "Руководитель территории", если отклонения имеются, то добавляются "Директор направления" и "Коммерческий директор". Стандартные условия продаж зависят от:

• Группы товаров;
• Вида продаж (прямые продажи или вторичные);
• Типа клиента (сети или дистрибьюторы);
• Величины предоставляемой скидки;
• Величины ретробонусов.

В качестве критерия проверки отклонения от стандартных условий продаж для вторичных продаж используется максимальный процент по группе товаров.

07 Процесс согласования и текущий согласующий отображаются на вкладе "Задачи", документа "Коммерческое предложение":

Пока документ находится на согласовании редактирование документа невозможно. Так же редактирование документа невозможно, когда документ согласован.

Часть 2: Согласование документа "Коммерческое предложение"

01 Все задачи по согласованию документа "Коммерческое предложение" отображаются в разделе "Мои задачи" начальной страницы программы:

02 Для согласования документа необходимо: Открыть нужную задачу по документу, который необходимо согласовать (в представлении задачи указан согласуемый документ). На закладке "Главное" согласующий может увидеть документ, который необходимо согласовать. При нажатии на гиперссылку, откроется документ:

Для согласования документа, согласующий может воспользоваться одним из вариантов согласования (все варианты выведены в кнопки). Для этого ему необходимо нажать на одну из кнопок:

• "Выполнено" – при нажатии данной кнопки задача становится выполненной и переходит к следующему согласующему или для документа "Коммерческое предложение" устанавливается статус "Действует" (если больше нет согласующих);
• "Отменено" - прекращается согласование документа. Для документа "Коммерческое предложение" устанавливается статус "Отменено" ;
• "Возвращено исполнителю" - задача возвращается ответственному за документ для уточнения каких либо деталей. При возвращении документа ответственному, редактирование документа невозможно. Ответственный за документ может оставить лишь комментарий в задаче. После чего ему необходимо нажать кнопку "Выполнено" и задача вернется к тому же согласующему, который делал возврат.

Важно

Для статусов "Отменено" и "Возвращено исполнителю" необходимо указать "Результат проверки задания":

1. Ответственный за документ, если ему вернули задачу по согласованию, может найти ее так же, в разделе "Мои задачи" начальной страницы программы, либо в списке задач в конкретном документе.

2. Кнопка "Возврат исполнителю" всегда возвращает задачу по согласованию ответственному за ввод документа "Коммерческое предложение". Передача задачи между исполнителями невозможна.

После того, как документ будет согласован последним согласующим, документу установится статус "Действует". Редактирование и новое согласование документа в статусе "Действует" невозможно. Если необходимо ввести какие-то уточнения в коммерческое предложение, то нужно создать новый документ и произвести процесс согласования по новой.

Из документа можно распечатать историю коммерческих предложений по клиенту за четыре квартала. Для этого необходимо:

• В документе "Коммерческое предложение" нажать на меню "Отчеты" и выбрать пункт "Дополнительные отчеты" :

• В появившемся окошке необходимо выбрать отчет "История коммерческих условий":

• Отчет сформируется автоматически по выбранному партнеру за четыре квартала (вывод до текущего момента с номером квартала, если формируем в сентябре, то выводится по 3-ий квартал):

Руководство компаний нередко прибегают к услуге аренда 1С. В этом случае база программы располагается в облачном хранилище. Тем не менее, работа с данными осуществляется аналогично коробочной версии. Предлагаем рассмотреть, каким образом происходит заполнение документа "Реализация товаров и услуг" на отгрузку оплаченного товара в облачной 1С Бухгалтерия 8.3. И также разберем, какие формируются проводки. Все отгрузочные документы хранятся в журнале «Реализации (акты, накладные)» на вкладке меню программы «Продажи». Для создания нового документа нажимаем клавишу «Реализация» и в выпадающем списке выбираем пункт «Товары, услуги, комиссия»:

Открывается форма для заполнения. Здесь обязательными являются поля:

Организация;

Контрагент;

Сразу нужно уточнить, что если учет в 1С в облаке ведется по одной организации и по одному складу, то данные параметры устанавливать не нужно, они или отобразятся автоматически, или будут скрыты. Контрагента необходимо выбрать из справочника, путем нажатия на маленькую стрелочку в конце поля. Поле «Тип цен» отражает, по какой цене будет производиться отгрузка. Иногда этот параметр не отображается в форме документа, значит, в договоре по выбранному контрагенту существует подвязка определенной ценовой категории. Если тип цены не прикреплен к договору, то указывается вручную прямо в документе.

Переходим к заполнению табличной части. Первая вкладка «Товары». Заполнить можно через кнопку «Добавить» путем выбора каждого товара индивидуально. Это не очень удобно и замедляет процесс, если номенклатурных единиц много. Более простой и быстрый способ заполнения через клавишу «Подбор»:

Открывается окно «Подбор номенклатуры в (Товары)». Подбор необходимого товара происходит по наименованию или артикулу, также имеется возможность отображения номенклатуры «Только остатками». Товар выбирается двойным кликом мыши на нужную позицию. После этого открывается окно с запросом количества и цены (если не выбран тип цен). Весь отобранный товар отражается в нижнем поле. Когда все необходимые номенклатурные единицы отобраны, нужно нажать клавишу «Перенести в документ». Происходит заполнение табличной части товаром:

Если необходимо отразить услугу доставки в документе, то для этого переходим на вкладку «Услуги». Аналогичным образом, через клавишу «Подбор», выбираем услугу из списка, проставляем стоимость и количество. Нажимаем «Перенести в документ». Организации, которые оказывают услуги, допустим, телефонии, зачастую пользуются документом «Оказание услуг», который предполагает ввод сразу нескольких контрагентов. Это очень удобно. Итак, все заполнено, осталось нажать «Провести и закрыть». После проведения документа формируются проводки:

• Дт 90.02.1 - Кт 41 (43) – себестоимость товаров;

  Дт 62.02 - Кт 62.01 – зачтен аванс;

  Дт 62.01 - Кт 90.01.1 – выручка;

  Дт 90.03 - Кт 68.02 – НДС.

1С в облаке имеет возможность редактирования каждой проводки вручную. Для этого нужно установить галочку в поле «Ручная корректировка». Это действие не рекомендуется производить. Иногда возникают ситуации, что проводки создаются неверно из-за неправильно настроенных счетов учета. Откорректировать счета учета и способ зачисления авансового платежа можно по ссылке «Расчеты» в шапке документа. Также в документе, в строке на каждый товар, отражается номер счета расчетов. Здесь тоже необходимо внести изменения, чтобы происходило правильное формирование проводок:

Очень важно изначально произвести правильную настройку счетов расчета, чтобы избежать ошибок в бухгалтерском учете. Данную настройку можно сделать в справочниках «Контрагенты» и «Номенклатура».

Внешняя печатная форма коммерческого предложения для типовых конфигураций 1С: Управление торговлей (ред. 10.3), Комплексная автоматизация, Управление производственным предприятием. Печатная форма содержит механизм, позволяющий изменять вид коммерческого предложения (форматировать и изменять текст, вставлять логотип, контактную информацию), не открывая конфигуратор.

Таким образом, коммерческое предложение может принять такой вид:

или, к примеру, такой:

Внешняя печатная форма может быть подключена, как обычным способом (через механизм добавления дополнительных печатных форм), так и через обработки " " и " ". В случае подключения через обработки АЛАНН:

• в коммерческое предложение возможно вставить печать организации и подпись менеджера (для каждого менеджера своя подпись);
• возможно отправлять коммерческое предложение прямо из 1С, как в формате XLS, так и в формате PDF;
• возможно изменить вид коммерческого предложения (форматировать и изменять текст, вставлять логотип, контактную информацию).

Для открытия формы параметров коммерческого предложения (в которой редактируется его внешний вид) необходимо нажать на кнопку "Параметры печатной формы":

Печатная форма счёта на оплату с печатью и подписью . Внешняя печатная форма "Счет на оплату с печатью и подписью" предназначена для типовых конфигураций 1С 8.2 и 8.3: Управление торговлей (релиз 11) - скачать внешнюю печатную форму счета для 1С: УТ 11 Управление небольшой фирмой - скачать внешнюю печатную форму счета для 1С: УНФ Бухгалтерия предприятия (релиз 3.0) - скачать печатную форму счё... [