Для удобного подключения пользователей к электронному документообороту с контролирующими органами (ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, Росалкогольрегулирование) можно использовать "Помощник подключения к 1С:Отчетности". Он позволяет заполнить заявление на подключение к 1С-Отчетности и отправить его через Интернет.
1. Для оформления заявления необходимо на закладке "Документооборот" в форме элемента справочника "Организации" выбрать пункт "Заявление на подключение к электронному документообороту".
2. В случае работы через Интернет (сервис 1cfresh.com) потребуется установить внешнюю компоненту для работы с криптографией. Для установки компоненты необходимо в открывшемся окне нажать кнопку Продолжить.
Убедитесь в том, что внешняя компонента установлена, о чем будет свидетельствовать соответствующий диалог, в котором нужно нажать кнопку ОК.
3. Открывшийся мастер поможет заполнить и отправить заявление на подключение. Обратите внимание: оформлять заявление на подключение рекомендуется именно с того компьютера, с которого в будущем планируется осуществлять документооборот.
4. Для работы с сервисом 1С-Отчетности требуется программа для защиты информации - криптопровайдер. Помощник проверяет наличие установленных на компьютере программ - криптопровайдеров. Если не установлен ни один криптопровайдер, то помощник подключения предложит скачать с сайта производителя и установить такую программу. В настоящее время программой поддерживаются криптопровайдеры ViPNet CSP (ОАО "ИнфоТеКС") и CryptoPro CSP ("КРИПТО-ПРО").
С условиями распространения средств криптографической защиты информации можно ознакомиться на сайтах их разработчиков, ссылки на которые приведены на форме.
5. Для завершения установки программы-криптопровайдера компьютер потребуется презагрузить. В случае если происходит закрытие мастера (из-за установки криптопровайдера и перезагрузки компьютера), то при последующем запуске программы помощник откроется на этом же шаге автоматически. После установки криптопровайдера второй шаг будет выглядеть так:
6. Если установлено два криптопровайдера, то будет выдано предупреждение о необходимости удалить один из них:
7. На следующем шаге необходимо ознакомиться с текстом соглашения о присоединении к регламенту удостоверяющего центра. Для продолжения нужно подтвердить принятие условий соглашения.
8. Далее необходимо указать регистрационный номер программы, выбрать организацию, которую планируется подключить, сотрудника - владельца сертификата ключа и перечислить контролирующие органы в которые планируется сдавать отчетность. При утановке флажка "Росстат" автоматически установиться флажок "ФНС" (подключение к Росстату невозможно без подключения к ФНС).
9. Далее требуется убедиться в корректности заполнения сведений об организации. Основные реквизиты организации можно отредактировать в справочнике, открыв его по ссылке с названием организации. Контактную информацию можно править непосредственно в форме мастера. Здесь указываются и контактные телефоны, по которым представитель специализированного оператора связи свяжется с пользователем для встречи и оформления документов по подключению.
10. На следующем шаге необходимо проверить сведения о лице, на которое будет издан сертификат квалифицированной цифровой подписи, необходимый для осуществления документооборота. Обычно в качестве такого сотрудника выступает руководитель организации. При выборе сотрудника программа заполнит поля со сведениями о нем. Эти сведения необходимо тщательно проверить и при необходимости заполнить (отредактировать по ссылке) недостающие обязательные поля.
11. Далее требуется проверить и при необходимости отредактировать коды инспекций ФНС, отделения ПФР, территориальных органов ФСС и Росстата. В случае, если организация представляет отчетность не в один налоговый орган, указывается несколько кодов ИФНС.
На следующем шаге будет сгенерирован ключ электронной подписи с помощью программы - криптопровайдера.
Ключ, в зависимости от криптопровайдера, может быть размещен на внешнем устройстве или на компьютере пользователя.
После выбора размещения электронного ключа будет предложено задать пароль.
При создании ключа для работы генератора случайных чисел потребуется в произвольном порядке нажимать клавиши на клавиатуре или двигать мышью.
По завершении создания ключа заявление будет передано через Интернет спецоператору связи.
Работа с ранее заполненными заявлениями
После получения заявления представитель спецоператора свяжется с пользователем, используя данные, указанные в секции "Контактная информация" заявления, для решения организационных вопросов по подключению (оформление документов и, при необходимости, проведение оплаты).
Для продолжения работы требуется дождаться одобрения заявления. Список заполненных ранее заявлений можно просмотреть при переходе по ссылке "Список заявлений" на закладке "Документооборот" в форме элемента справочника "Организации". Из списка можно перейти к конкретному заявлению. Для проверки статуса заявления можно воспользоваться кнопкой "Обновить статус заявления". Программа автоматически предложит обновить статус заявления с сервера спецоператора, если с момента отправки прошло больше суток.
В процессе подключения удостоверяющим центром будет издан сертификат на имя сотрудника, указанного при оформлении заявки, и на сервере спецоператора для нового абонента будет создана учетная запись, которая необходима для осуществления документооборота.
В случае, если при подключении у 1С-Отчетности возникла ошибка, то причину можно посмотреть в помощнике.
Если заявление одобрено, можно приступать к завершению настройки электронного документооборота с контролирующими органами, при этом на экране будет показана следующая форма.
И на заключительном шаге будет показан следующий диалог.
После того как все необходимые настройки произведены, пользователь может незамедлительно приступить к документообороту (отправке отчетности и обмену прочими документами). В будущем, при изменении настроек документооборота (например, смене сертификатов в контролирующем органе), эти изменения будут автоматически отражаться в информационной базе – пользователю не придется отслеживать и отражать изменения в настройках программы самостоятельно.
На сегодняшний день свыше 80% страхователей перешли на электронный документооборот с Пенсионным фондом России. Электронный документооборот - это удобно как для страхователя, так и для ПФР. Он позволяет экономить время, бумагу и помогает оперативно выявлять и исправлять ошибки в отчетах.
- Организация, в которой среднесписочная численность сотрудников 25 человек и более, должна отчитываться в Пенсионный фонд только электронно .
- Если сотрудников менее 25, то руководитель имеет право выбора - сдавать отчетность в бумажном или электронном виде.
ПФР рекомендует всем организациям переходить на электронный документообмен. При этом отчеты можно приносить в ПФР в электронном формате с электронной подписью лично или пересылать по телекоммуникационным каналам связи.
Какие сведения представлять в ПФР?
Страхователи обязаны предоставлять в ПФР на обязательное пенсионное и медицинское страхование, а также по всем сотрудникам по единой форме отчетности, утвержденной Постановлением Правления ПФР , который зарегистрирован в Министерстве юстиции РФ 18.02.2014 года. Отчетность по единой форме сдается ежеквартально .
Постановлением ПФР РФ от 1.02.2016 № 83п была введена новая форма отчетности в ПФР - это сведения о застрахованных лицах . Предполагается, что с апреля 2016 года организации обязаны ежемесячно предоставлять следующие сведения по каждому сотруднику:
- страховой номер индивидуального лицевого счета;
- фамилию, имя и отчество;
- идентификационный номер налогоплательщика.
Программное обеспечение для заполнения отчетных форм имеется в общем доступе на интернет-ресурсах Пенсионного фонда России. Данные программы позволяют не только создавать отчеты, но и проверять их на наличие ошибок, что значительно облегчает организациям процесс подготовки и сдачи отчетности.
Сведения персонифицированного учета о застрахованных лицах
Индивидуальный (персонифицированный) учет представляет собой ведение реестра сведений о застрахованных лицах для реализации их пенсионных прав согласно законодательства Российской Федерации. Все застрахованные лица должны быть учтены в системе ОПС, то есть иметь лицевой счет и получить страховое свидетельство.
Сведения о заработной плате, начисленных и выплаченных страховых взносах за застрахованных лиц, об их страховом стаже подаются согласно данным бухгалтерского учета и кадровых документов, подтверждающих условия труда застрахованного лица.
Представляются каждый квартал в территориальные органы Пенсионного фонда по формам, утвержденным Правлением ПФР.
Организации предоставляют о всех застрахованных лицах следующие сведения :
- страховой номер лицевого счета (СНИЛС);
- фамилию, имя, отчество;
- дату заключения договора;
- дату увольнения;
- периоды деятельности, связанные с определенными условиями труда;
- сумму дохода, на который начислялись страховые взносы;
- сумму начисленных страховых взносов по ОПС;
- иные сведения, необходимые для корректного начисления страховой и накопительной пенсий.
Отчетность по страховым взносам
Работодатели, которые выплачивают заработную плату физическим лицам, должны рассчитать и перечислить страховые взносы в государственные внебюджетные фонды. Расчет взносов осуществляется по мере начисления оплаты труда, а перечисление взносов нужно производить в следующем месяце до 15-го числа .
По итогам отчетного периода страхователи обязаны отчитываться в Пенсионный фонд по начисленным и уплаченным взносам, то есть ежеквартально. Прием отчета 1 осуществляют органы Пенсионного фонда РФ по месту нахождения организации .
Отчет РСВ-1 ПФР сдают те страхователи, которые выплачивают зарплату и иные вознаграждения на основании трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера.
Итак, отчетность по взносам ОПС и ОМС в Пенсионный фонд должны сдавать:
- Все организации вне зависимости от режима налогообложения.
- Обособленные подразделения организаций
, которые имеют отдельный баланс, счет в банке, самостоятельно начисляют оплату труда физическим лицам и находятся на территории Российской федерации. В случае, когда подразделение находится за пределами страны, отчет сдается основной организацией по месту регистрации.
Важно знать, что организации и их подразделения обязаны отчитываться в ПФР, даже если в отчетном периоде зарплата и иные вознаграждения не начислялись.
- Индивидуальные предприниматели
, если они заключили с физическими лицами следующие виды договоров:
- трудовые договоры;
- договор авторского заказа;
- гражданско-правовые договоры;
- договор об отчуждении права на произведения литературы, науки, искусства;
- лицензионные договоры.
- Адвокаты, нотариусы , которые занимаются частной практикой и заключают трудовые договоры с сотрудниками.
- Физические лица , не оформленные как индивидуальные предприниматели, но заключившие трудовые договоры с другими людьми, чтобы получить помощь в быту.
Форма предоставляемых документов
Постановлением Правления ПФР от 4 июня 2015 г. N 194п была утверждена РСВ-1 ПФР - новая единая форма расчета по начисленным и уплаченным . Организации начали подавать новую форму РСВ-1 ПФР, начиная со сдачи отчетности за второй квартал 2015 года. Единая форма отчетности РСВ-1 ПФР была введена для всех категорий страхователей, производящих выплаты и прочие вознаграждения физическим лицам. В отчете освещается информация по взносам на ОПС и ОМС, начисленным и уплаченным в отчетном периоде. Также в форму вносятся данные персонифицированного учета.
- Единая форма отчетности позволила уменьшить объем отчетной информации и не допустить расхождений между предоставляемыми организацией сведениями по персонифицированному учету и страховым взносам.
- Единая отчетность сдается в органы ПФР каждый квартал не позже 15 числа 2-го календарного месяца,в бумажном виде, а в электронном не позже 20 числа 2-го календарного месяца, идущего за отчетным периодом.
Если последний день срока сдачи выпадает на выходной или праздничный день, то последним днем сдачи считается следующий за ним рабочий день.
Обмен электронными документами с ПФР
Переходя на электронный документооборот, страхователь получает ряд следующих преимуществ :
- Гарантия конфиденциальности передаваемой информации.
- Повышение скорости работы, так как система дает возможность отправлять отчетность в любой день и любое время.
- Экономия времени бухгалтера, поскольку пропадает необходимость посещать Пенсионный фонд.
- Возможность проверки отчетности до отправки в фонд, что позволяет передавать отчеты с первого раза.
- Возможность оперативно исправлять ошибки, найденные органами ПФР в отчетах.
- При отправке документов страхователь электронно получает информацию о приеме отчетности, и результатах ее проверки.
- Возможность создания в организации архивов в электронном формате по всему документообороту с органами ПФР.
Для предоставления отчетности в электронном виде требуется электронная подпись
(ЭП) руководителя организации. Использование ЭП лицом, которое не является ее владельцем, недопустимо.
Соглашение об обмене электронными документами
Для того, чтобы перейти на электронный документооборот организация должна обратиться в Пенсионный фонд и оформить «Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота» . Также необходимо выполнить следующее действия :
- Приобрести программное обеспечение для создания отчетов.
- Приобрести криптографическое программное обеспечение для шифрования и работы с ЭП.
- Заключить договор с удостоверяющим центром, оказывающим услуги по созданию и поддержке ключей ЭП.
- Назначить ответственное лицо из числа сотрудников организации за использование ключей ЭП.
- Обеспечить защиту от несанкционированного доступа к оборудованию, на котором установлены вышеизложенные программы, и к магнитным носителям ключей.
Для проверки готовности к началу работы необходимо произвести тестовый обмен сообщениями с Пенсионным фондом, после чего уже перейти на постоянную рабочую деятельность.
Отчетность в ПФР в электронном виде
Порядок электронного документообмена по телекоммуникационным каналам связи с ПФР заключается в следующем:
- Страхователь, передавая электронные документы, перед отправкой подписывает их электронной подписью и зашифровывает с помощью специального программного обеспечения.
- Затем страхователь отправляет документы в территориальный орган ПФР.
- Подтверждением доставки электронного отчета считается уведомление о доставке.
- Сотрудники ПФР выполняют действия по приему и отправке электронных документов на протяжении рабочего дня.
- Сотрудники ПФР обязательно проверяют наличие ЭП в полученных файлах, и подпись не должна быть искажена. После уполномоченными лицами осуществляется проверка полноты, корректности поступившей информации, оформляется протокол проверки документов и отправляется страхователю с электронной подписью.
В случае необходимости территориальные органы ПФР и страхователь имеют возможность обмениваться письмами и запросами через телекоммуникационные каналы связи в произвольной форме . Эти документы также подписываются ЭП, и подтверждением их доставки является квитанция (уведомление).
Все документы с ЭП, в том числе и уведомления, остаются в архиве электронного документооборота.
Заключение
Сегодня, каждому страхователю, важно своевременно и качественно подавать , поскольку непредставление отчетности в срок грозит ему немалыми штрафами .
Электронный документооборот - это очень надежный, быстрый и экономически выгодный способ общения с ПФР, который существенно облегчает процесс сдачи отчетности в Пенсионный фонд.
Работа системы электронного документооборота с ПФР в нашей стране хорошо отлажена. Несмотря на это, Пенсионный фонд России рекомендует страхователям не отправлять отчетность в последний день, а осуществлять ее доставку заблаговременно, что позволит устранить ошибки, если таковые имеются.
Для того чтобы облегчить работу бухгалтера, в частности, чтобы подключить документооборот с ПФР, необходимо выполнить ряд действий: заполнить заявление о подключении к электронному документообороту ПФР и соглашение с ПФР об электронном документообороте 2019. Подробнее об этих тонкостях в материале.
Ввиду очень насыщенного информационного потока очень важно оптимизировать работу бухгалтера. Одним из способов достижения этой цели является подключение к электронному документообороту с Пенсионному фонду. Преимущества такого взаимодействия очевидны — нет необходимости посещать Пенсионный фонд и сдавать отчетность, кроме того есть возможность оперативно выявить и исправить ошибки.
Цифровой документооборот с Пенсионным фондом безопасен. По закону, вся информация, участвующая в документообороте, не подлежит передаче третьим лицам.
Что нужно для подключения электронного документооборота
Организации для начала документооборота с ПФР необходимо заполнить следующие документы:
- заявление о подключении к электронному документообороту в 3 экземплярах;
- соглашение о подключении к электронному документообороту в 2 экземплярах.
Вышеперечисленные документы необходимо передать в отделение Пенсионного фонда, с которым, собственно, и будет заключено соглашение. Предоставить их может либо руководитель, либо другое лицо, на основании доверенности от этой организации. Доверенность может быть составлена в произвольной форме, она должна содержать информацию о том, что данное физическое лицо имеет право доставлять и получать документы, связанные с оформлением подключения электронного обмена бумагами с Пенсионным фондом. Такую доверенность должен подписать руководитель, также в ней необходимо проставить печать организации-страхователя.
Перед заполнением заявления и соглашения необходимо определиться с выбором аккредитованного удостоверяющего центра или его уполномоченных представителей, которые берут на себя техническую сторону подключения по телекоммуникационным каналам связи. На сегодняшний день , более чем достаточно.
Что касается соглашения о подключении к электронному обмену документами, то его бланк можно скачать на сайте ПФР.
Как заполнить заявление на электронный документооборот с ПФР
Суть заявления в том, что организация-страхователь намерена наладить обмен документами с Пенсионным фондом. В шапке заявления необходимо указать, в какое именно отделение вы подаете заявление, а ниже — дату, с которой необходимо подключить услугу. Затем заполняют следующие данные:
- наименование организации;
- ИНН, КПП;
- регистрационный номер в ПФР;
- данные о банке, в котором обслуживается данная организация;
- юридический и фактический адрес;
- среднесписочная численность сотрудников.
После того как данные о юридическом лице будут заполнены, необходимо внести информацию о выбранном удостоверяющем центре или о его уполномоченном представителе.
В завершении заявитель подписывает документ и ставит на нем печать, подтверждая таким образом свое согласие с условиями.
Работники ведомства после получения заявления должны предоставить Соглашение о подключении электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи. Этот документ также необходимо заполнить. На рассмотрение заявления Пенсионный фонд может потратить от одной недели до месяца. В случае если в реквизитах страхователя будут ошибки, заявление не примут.
Соглашение о подключении к электронному документообороту с ПФР
Неправильно заполненный бланк работники Пенсионного фонда вернут на исправление, поэтому будьте внимательны. Если вы получили бланк в Пенсионном фонде, то обычно реквизиты нужного отделения ведомства уже заполнены. Если вы скачали Соглашение о подключении к электронному документообороту без реквизитов Пенсионного фонда, то тогда вам необходимо прописать наименование и контактную информацию того отделения фонда, куда вы обратились. Необходимо также заполнить все данные страхователя. После этого надо подписать документ и поставить печать. Образец шапки этого документа представлен ниже.
Обратите внимание: в Соглашении о подключении к электронному обмену документами ПФР указано, что вы можете рассчитывать на обмен информацией с Пенсионным фондом посредством интернета, факса и других современных коммуникационных систем. После получения всех документов ведомство может рассматривать их от двух недель до месяца.
Внимание! При переходе к другому специальному оператору договор необходимо перезаключить. Бывает, что не все УПФР требуют перезаключения соглашения, однако по регламенту это необходимо сделать.
После того как заявитель получит обратно подписанные экземпляры заявления и соглашения, можно начинать настройку программы, с помощью которой шифруются и передаются данные в отделение пенсионного страхования. По завершении процедуры можно начинать обмен.
Образец заполнения Заявления в ПФР об подключении электронной отчетности
Заявление стандартной формы
Электронный документооборот – это универсальная информационная система, которая позволяет осуществлять сбор, обработку, передачу и хранение информации, принадлежащей юридическим и физическим лицам. Для того, чтобы стать участником такой системы, субъекту необходимо написать заявление о подключении к электронному документообороту.
С помощью систем СЭД теперь можно:
- быстро и легко заключать сделки с контрагентами на дальних расстояниях;
- мгновенно отправлять и получать денежные переводы по всему миру;
- оперативно сдавать финансовую отчетность;
- избавиться от лишней бумажной волокиты;
- хранить свои персональные данные на удаленных серверах.
В Российской Федерации система электронного документооборота получила множество приверженцев, число которых с каждым днем растет.
СЭДО – шаг навстречу будущему
Для чего была придумана СЭДО? Система электронного обмена документами создавалась специально для того, чтобы упростить работу сотрудников различных организаций и ведомств в области обработки информации. Как и все инновационные технологии, система ЭДО имеет свои преимущества и недостатки. К плюсам относятся:
- высокая скорость обмена данными между контрагентами;
- мгновенная идентификация каждого документа;
- максимальная защита данных от несанкционированного взлома и использования их в корыстных целях посторонними лицами;
- сокращение бумажной волокиты и приближение к принципам рациональной бюрократии.
Недостатками повсеместного внедрения системы электронного документооборота являются:
- не все организации и физические лица способны максимально быстро перестроиться с обычного режима работы на усовершенствованный (в электронном формате);
- шаткая правовая основа системы электронного документооборота в нашем государстве;
- электронные носители информации не такие надежные, как классические.
Система электронного документооборота на предприятии обычно внедряется на протяжении длительного промежутка времени. Так руководителю намного проще самому привыкнуть к нововведению, а самое главное – научить своих сотрудников работе в совершенно иных условиях.
Важное решение
Электронный документооборот на сегодняшний день встречается во всех сферах человеческой деятельности. Стоит отметить, что электронная коммерция как таковая не смогла бы и дня просуществовать без системы ЭДО.
Именно эта система способствует развитию внешних и внутренних экономических партнерских отношений нашего государства с другими. Предпринимателю теперь нет необходимости пересекать границы чужого государства для того, чтобы заключить наиболее выгодную сделку. Основная масса межбанковских финансовых операций также «привязана» к электронной системе документооборота. Ведь для проведения определенной транзакции на крупную сумму денег теперь не нужно отправлять охраняемую инкассаторскую машину, а с помощью буквально нескольких кликов в режиме онлайн можно сделать это без особых усилий и значительных финансовых затрат. Все расчетные счета большинства мировых банков держаться на СЭД.
Зачем нужно подключение к СЭД?
На данный момент многие юридические лица и индивидуальные предприниматели в целях экономии своего времени стараются поменьше в реальности контактировать с местными контролирующими органами, такими, как Федеральная налоговая служба или с органами ФПФР. Да и сами эти инстанции в целях повышения экономического достатка государства с помощью привлечения новых субъектов хозяйствования поспособствовали внедрению и разработке местных систем ЭДО.
Такая система избавит своих клиентов от длительных поездок по управлениям и инспекциям и даст возможность благополучно и в установленные сроки подавать всю необходимую отчетность.
Чтобы стать участником системы обмена электронными данными с местными инстанциями субъекту хозяйствования необходимо заполнить специальную форму, которая называется заявлением о подключении к системе ЭД.
Если вы планируете осуществлять обмен электронными документами со службой Пенсионного фонда России, то предварительно вам придется пройти несколько подготовительных этапов, главным из которых становится само заполнение заявления о подключении к ЭД. Обратите свое внимание на то, что сейчас появилось большое количество частных компаний, которые предоставляют услуги по подключению к всевозможным системам электронного документооборота. Существуют также различные тарифные планы на оказание подобных услуг. После окончательного выбора вида системы и тарифов на ее оплату можно приступать к оформлению документов для подключения. Вам понадобится:
- составить заявление о подключении к СЭД;
- пользовательское соглашение, которое дает вам право на законных основаниях обмениваться информацией по средствам каналов телекоммуникационных сетей;
- другие дополнительные соглашения.
Чистые бланки данных документов, а также образцы их заполнения вы можете найти на официальном сайте Федерального пенсионного фонда России.
Заявление о подключении составляется в единственном экземпляре и направляется в региональное отделение ПФ РФ, а вот соглашение должно быть составлено в двух экземплярах и подписано лицом, на которое оформлялся сертификат на получение цифровой подписи для подачи отчетности в электронном виде.
Как заполнить заявление о подключении к электронному документообороту? Для этого нужно скачать на компьютер программу-клиент и в нужные поля внести необходимые данные. Если вы не заполните то или иное поле или заполните его неправильно, то программа просто не даст вам перейти к следующему пункту.
Каждый предприниматель независимо от применяемого режима налогообложения и численности сотрудников обязан сдавать в Пенсионный Фонд России различные сведения, начиная от общей отчетности по страховым взносам, заканчивая сведениями из персонифицированного учета по каждому работнику. При этом Пенсионным Фондом установлены следующие ограничения:
- Компании со среднесписочной численностью штат до 25 человек могут обмениваться документами с ПФР в любом виде (бумажный или электронный). Однако, имейте в виду уточнение: если предприниматель единожды попробовал отчитаться в Фонд электронно, он уже не сможет перейти на бумажный обмен документами с ПФР;
- Организации, в которых штат превышает 25 человек, обязаны сдавать отчетность только в электронном виде.
Как показывает статистика, в настоящий момент львиная доля компаний (около 80 процентов) предпочитает электронный документооборот с ПФР.
Как выполнить подключение к электронному документообороту ПФР?
Чтобы начать обмениваться с Пенсионным Фондом сведениями в электронном, а не бумажном виде, необходимо, прежде всего, заключить с данным государственным органом соглашение ПФР об электронном документообороте. Получить образец этого документа можно как в территориальном отделе ПФР по месту регистрации компании, так и скачав с официального сайта . После этого необходимо будет точно и безошибочно заполнить его, а также составить заявление о подключении к электронному документообороту ПФР, обратив внимание на корректное внесение данных о компании (реквизиты), иначе сотрудники госоргана не примут ваше соглашение ПФР об электронном документообороте. Если все пройдет успешно, вашему документу сразу присвоят уникальный номер и сообщат его вам вместе с датой подписания бумаги. Само соглашение, предоставляющее право использовать с ПФР электронный документооборот, выдадут чуть позже.
После этого вам потребуется преодолеть следующие шаги на пути к подключению к системе электронного документооборота ПФР:
- Шаг 1. Выбрать и купить специализированное программное обеспечение, позволяющее формировать отчетность и направлять ее в электронном виде в Фонд;
- Шаг 2. Приобрести криптографическое программное обеспечение, необходимое для того, чтобы шифровать данные и работать с электронной цифровой подписью;
- Шаг 3. Выбрать удостоверяющий центр и заключить с ним договор на оказание специализированных услуг (создание и постоянная поддержка ключей электронной подписи);
- Шаг 4. Решить, кто из сотрудников вашей организации будет иметь право использовать электронную цифровую подпись;
- Шаг 5. Позаботиться о мерах информационной и физической безопасности оборудования и программного обеспечения.
Инструкция по подключению
к системе электронного документооборота ПФР:
Когда вы преодолеете все вышеуказанные шаги, вам останется только обменяться в тестовом режиме данными с Фондом. Если все пройдет успешно, вы сможете сразу же приступить к полноценной промышленной эксплуатации системы электронного документооборота ПФР.
Как видите, в процессе подключения к электронному документообороту ПФР нет ничего сложного, вам потребуется только правильно выбрать программное обеспечение и оборудование, чтобы начать обмениваться отчетностью с Фондом в электронном виде.
Подключение к Электронному документообороту ПФР со СБИС
Какие преимущества дает ПФР электронный документооборот?
Внедрение системы электронного документооборота ПФР позволит вам не только соблюдать требования этого государственного органа, но и получить массу преимуществ:
- Возможность отправлять сведения в Фонд в любое время и из любого места, что будет особенно актуально для предприятий с внештатными бухгалтерами. Вам больше не надо будет зависеть от режима работы ПФР и в период сдачи отчетности привязываться к территориальному расположению отделений Фонда;
- Экономия времени, потому что ни вам, ни вашим сотрудникам не потребуется ехать в ПФР, ведь сведения будут заблаговременно направлены туда через ПФР электронный документооборот;
- Гарантии подлинности, безопасности и конфиденциальности данных, передаваемых через систему;
- Сокращение ошибок по вине человеческого фактора, ведь всем процессом подготовки и отправки отчетности будет заниматься автоматизированная система электронного документооборота ПФР, а не люди;
- Ускоренная процедура исправления сведений в отчетах прямо из офиса. Чтобы сделать это, вам больше не придется ехать в Фонд;
- Гарантия корректной регистрации входящих сообщений со стороны Фонда, отсутствие рисков, связанных со случайной потерей пакета документов.
Преимущества системы ПФР электронный документооборот.
Мы предлагаем вам настроить документооборот с Пенсионным Фондом и другими государственными органами при помощи программного продукта
